I Contracting Works tilbyr vi to hovedtyper ordre: normal-ordre og serivce- ordre. Forståelsen og behandlingen av disse ordretypene er avgjørende for effektiv prosjekt- og ordrehåntering.

Normal-ordre
Normal-ordre er typisk for arbeid som utføres og når jobben er ferdig, er ordren fullført og krever ingen videre oppfølging annet en fakturering,, dokumentasjon og normal kundeoppfølging. 

Gjentagende ordre
For gjentagende oppgaver, som årlig vedlikehold, månedlige besøk eller utrykninger basert på vedlikeholds intervaller eller automatiserte varsler, bruker vi servicekontrakter. Disse ordrene krever regelmessig oppfølging og det er derfor noe utvidet funksjonalitet knyttet til service-ordre.

1. Opprette et prosjekt: For større avtaler som inneholder mange ordre/oppgaver med ulike gjentagelses frekvenser, anbefaler vi å starte med å opprette et prosjekt. Dette prosjektet fungerer som en paraply for alle relaterte aktiviteter og ordre.

2. Servicekontrakter for hver frekvens:
- Opprett en servicekontrakt for hver unik gjentagelses frekvens innen prosjektet.
- Hvis et prosjekt for eksempel omfatter oppgaver som skal utføres månedlig og andre oppgaver som skal gjennomføres hvert halvår, bør det opprettes separate servicekontrakter for hver av disse frekvensene.
- Hver servicekontrakt vil da håndtere de spesifikke oppgavene som faller inn under sin frekvens.

3. Organisering og oversikt:
- Ved å koble flere servicekontrakter til ett prosjekt, hvor hver kontrakt håndterer forskjellige frekvenser av oppgaver, sikrer man god kontroll og oversikt.
- Dette systemet gjør det enkelt å administrere og overvåke alle oppgaver og sørger for at ingen oppgaver blir oversett eller forsinket.

Fordeler
Å skille mellom normal-ordre og gjentagende ordre på denne måten, samt strukturere gjentagende oppgaver i dedikerte servicekontrakter, gir flere fordeler:
- Effektivitet: Lettere å planlegge og utføre arbeid med klare tidsintervaller.
- Oversikt: Bedre sporing og administrasjon av kontrakter og tilhørende oppgaver.
- Skalerbarhet: Enklere å skalere og tilpasse kontrakter og prosjekter etter kundens behov.

Her er hvordan er en innføring i hvordan du tar service-kontrakter i bruk.

Opprette en ny servicekontrakt:
1. Definere kontrakten:

Gå til menyen for servicekontrakt. Den finner du som eget symbol ved siden av prosjekt.

Begynn med å opprette en ny servicekontrakt ved å trykke "+ kontrakt" . Spesifiserer avtalen med kunden. Dette inkluderer kontraktens navn, startdato og eventuelt en sluttdato hvis ordre skal slutte å genereres automatisk.

2. Lag en ordremal:

Lag en detaljert mal som inkluderer all nødvendig informasjon som ordrereferanse, beskrivelse, kundeinformasjon, kontaktpersoner, samt avtaler om materialer og tider. Malen brukes som grunnlag hver gang en ny ordre opprettes.

PS! Du kan velge å knytte en eksisterende ordre til en servicekontrakt. Denne ordren vil da danne basis for ordremal og endre status fra normalordre til serviceordre. 

Gjentakelse av ordre:
1. Sett opp frekvens: Velg hvor ofte nye ordre skal genereres (daglig, ukentlig, månedlig, årlig) og bestem om de skal opprettes automatisk eller manuelt. 

• Manuelt. Du vil da måtte opprette hver enkelt ordre manuelt gjennom "fanen arbeidsordre" og pluss for ny ordre. Malen vil bli lagt inn, slik at du kun trenger å legge til ny informasjon eller informasjon som spesifikt gjelder denne ordren.
• Automatisk. Ny ordre vil bli opprettet basert på malen på automatikk på den dagen du har bestemt at ny ordre skal opprettes. Ordren vil legge seg under ordremeny og fanen "ikke påbegynt". 

2. Velg spesifikke dager: Angi nøyaktige dager for når ordrene skal opprettes, for eksempel første mandag i måneden eller en bestemt dato fra kalenderen.

3. Varslinger: Konfigurer varslinger for å bli informert når nye ordre er opprettet eller trenger oppfølging.

Merk:
Systemet støtter for øyeblikket ikke dimensjoner på servicekontrakter. Eventuelle tillegg eller spesifikke punkter på en serviceordre må legges til manuelt på hver ordre.

Fakturering
Fakturering skjer manuelt for nå. Du kan opp systemvarsler for når det er tid for å fakturere servicekontrakten.

Oversikt over service-kontrakter.

I listen over servicekontrakter vil du se hver enkelt servicekontrakt og ulike kolonner for servicedato, navn, kunde, kontakt, arbeidssted osv. Bruk kolonnevelgeren for å legge til, fjerne kolonner eller rekkefølge av de ulike kolonnene. 

Servicedato kolonnen har ulike fargekoder.

• Rød. Servicedato er passert
• Gul. Servicedato nærmer seg.
• Hvit. Servicedato er lengre frem tid.

Du kan velge å ekspandere servicekontrakt-nummer. Du vil da se hvilke ordre som er tilknyttet denne kontrakten.

Ordreoversikt.

I den normale ordreoversikten vil det på ordren stå om ordren er tilknyttet en servicekontrakt. Du får også mulighet til å vise servicekontrakten. Servicekontrakten vil da åpnes i ny fane.

Film 1. Viser bruk der service frekvens og fakturerings frekvens er lik. Eksempel der service skal utføres hver 6.måned og fakturering skal skje etter hver service, både fastprisen og eventuelle tillegg.

Film 2. Viser bruk der service frekvens og frekvens for fakturering er ulik. Eksempel service hver måned, der kun tillegg skal faktureres. Fastprisen på kontrakten skal faktureres en gang pr år.