Administrasjon av gjentagende oppgaver med servicekontrakter i Contracting Works

For å håndtere gjentagende oppgaver som årlig vedlikehold, månedlige besøk eller oppgaver basert på vedlikeholdsintervaller og automatiserte varsler, kan du bruke servicekontrakter i Contracting Works. Denne funksjonen gir struktur og effektivitet for oppgaver som krever regelmessig oppfølging.

1. Opprette et prosjekt

Hvis du har en større avtale med mange ordre eller oppgaver som varierer i frekvens, anbefales det å opprette et prosjekt:

• Prosjektet fungerer som en paraply for alle tilknyttede aktiviteter og servicekontrakter.
• Dette gir en samlet oversikt over alle relaterte oppgaver.

2. Opprett servicekontrakter for hver frekvens

For å administrere oppgavene effektivt bør du opprette separate servicekontrakter for hver frekvens:

• Unike frekvenser:
  • Hvis prosjektet omfatter både månedlige og halvårlige oppgaver, opprett én servicekontrakt for hver av disse frekvensene.
• Tilknyt spesifikke oppgaver:
  • Hver servicekontrakt håndterer oppgavene som faller inn under sin frekvens, noe som sikrer tydelig arbeidsfordeling.

3. Organisering og oversikt

Ved å bruke prosjekter og servicekontrakter sammen får du en strukturert og oversiktlig tilnærming:

• Koble flere servicekontrakter til ett prosjekt:
  • Hver kontrakt håndterer en spesifikk frekvens av oppgaver.
• Fordeler:
  • Forenklet administrasjon.
  • Enkel oversikt over oppgavestatus og tidsplaner.
  • Sikring av at alle oppgaver utføres i tide.

Ved å bruke denne metoden i Contracting Works kan du sikre at gjentagende oppgaver håndteres systematisk, og at du alltid har kontroll over alle relaterte aktiviteter. Dette gir både deg og kunden en trygg og effektiv løsning!

Her er hvordan er en innføring i hvordan du tar service-kontrakter i bruk.

Opprette en ny servicekontrakt:
1. Definere kontrakten:

Gå til menyen for servicekontrakt. Den finner du som eget symbol ved siden av prosjekt.

Begynn med å opprette en ny servicekontrakt ved å trykke "+ kontrakt" . Spesifiserer avtalen med kunden. Dette inkluderer kontraktens navn, startdato og eventuelt en sluttdato hvis ordre skal slutte å genereres automatisk.

2. Lag en ordremal:

Lag en detaljert mal som inkluderer all nødvendig informasjon som ordrereferanse, beskrivelse, kundeinformasjon, kontaktpersoner, samt avtaler om materialer og tider. Malen brukes som grunnlag hver gang en ny ordre opprettes.

PS! Du kan velge å knytte en eksisterende ordre til en servicekontrakt. Denne ordren vil da danne basis for ordremal og endre status fra normalordre til serviceordre. 

Gjentakelse av ordre:
1. Sett opp frekvens: Velg hvor ofte nye ordre skal genereres (daglig, ukentlig, månedlig, årlig) og bestem om de skal opprettes automatisk eller manuelt. 

• Manuelt. Du vil da måtte opprette hver enkelt ordre manuelt gjennom "fanen arbeidsordre" og pluss for ny ordre. Malen vil bli lagt inn, slik at du kun trenger å legge til ny informasjon eller informasjon som spesifikt gjelder denne ordren.
• Automatisk. Ny ordre vil bli opprettet basert på malen på automatikk på den dagen du har bestemt at ny ordre skal opprettes. Ordren vil legge seg under ordremeny og fanen "ikke påbegynt". 

2. Velg spesifikke dager: Angi nøyaktige dager for når ordrene skal opprettes, for eksempel første mandag i måneden eller en bestemt dato fra kalenderen.

3. Varslinger: Konfigurer varslinger for å bli informert når nye ordre er opprettet eller trenger oppfølging.

Merk:
Systemet støtter for øyeblikket ikke dimensjoner på servicekontrakter. Eventuelle tillegg eller spesifikke punkter på en serviceordre må legges til manuelt på hver ordre.

Fakturering
Fakturering skjer manuelt for nå. Du kan opp systemvarsler for når det er tid for å fakturere servicekontrakten.

Oversikt over service-kontrakter.

I listen over servicekontrakter vil du se hver enkelt servicekontrakt og ulike kolonner for servicedato, navn, kunde, kontakt, arbeidssted osv. Bruk kolonnevelgeren for å legge til, fjerne kolonner eller rekkefølge av de ulike kolonnene. 

Servicedato kolonnen har ulike fargekoder.

• Rød. Servicedato er passert
• Gul. Servicedato nærmer seg.
• Hvit. Servicedato er lengre frem tid.

Du kan velge å ekspandere servicekontrakt-nummer. Du vil da se hvilke ordre som er tilknyttet denne kontrakten.

Ordreoversikt.

I den normale ordreoversikten vil det på ordren stå om ordren er tilknyttet en servicekontrakt. Du får også mulighet til å vise servicekontrakten. Servicekontrakten vil da åpnes i ny fane.

Film 1. Viser bruk der service frekvens og fakturerings frekvens er lik. Eksempel der service skal utføres hver 6.måned og fakturering skal skje etter hver service, både fastprisen og eventuelle tillegg.

Film 2. Viser bruk der service frekvens og frekvens for fakturering er ulik. Eksempel service hver måned, der kun tillegg skal faktureres. Fastprisen på kontrakten skal faktureres en gang pr år.