"PS! Om du ikke finner funksjonen i Contracting Works skylles det at din klient ikke har tilgang til denne funksjonen enda. Den vil da komme i løpet av en ukes til (skrevet 19.12.2025).

Hva gjør funksjonen?
Funksjonen Dele dokumenter lar deg dele et dokument sikkert direkte fra Contracting Works via en unik URL – uten å måtte laste ned filen eller sende den som e-postvedlegg.

Når du genererer en delingslenke, kan du:

• Beskytte lenken med passord

• Angi et maksimalt antall visninger

• Sette en utløpsdato

• Gå tilbake til delingsinnstillingene når som helst for å oppheve en eksisterende lenke eller regenerere passord

Dette gir sikker og kontrollert dokumentdeling og hvor sikkerhet er tatt på alvor.

🧭 Hvordan bruker jeg funksjonen?

1. Generer lenke

1. Gå til Dokumenter-fanen på et prosjekt, arbeidsordre, servicekontrakt, kunde eller ansatt.

2. Klikk Dele dokumenter.

3. I dialogen som vises, angir du følgende verdier:

   • Utløpsdato – Velg fra forhåndsdefinerte alternativer eller angi en egendefinert dato

   • Maksimalt antall visninger

   • Passordbeskyttelse – Velg om URL-en skal sikres med passord

4. Klikk Generer lenke.

5. Du får en unik URL og, hvis valgt, et passord som kan kopieres og deles med mottakeren.

Merk: Av sikkerhetshensyn vises passordet kun ved opprettelse. 

2. Administrer eller opphev lenke

1. Gå til Innstillinger og naviger til Egenskaper klient.

2. Klikk Dele dokumenter.

3. Her kan du se alle delte dokumentlenker og:

   • Oppheve en eksisterende lenke, eller

   • Regenerere/lage nytt passord.

Regenerer passord

1. Hvis passordet er mistet eller må endres:

   • Velg aktuell delt URL

   • Klikk Regenerer passord

2. Når passordet regenereres:

   • Det gamle passordet oppheves umiddelbart

   • Kun det nye passordet gir videre tilgang

   • Selve URL-en forblir uendret

3. Det nye passordet må deles på nytt med mottakeren.

3. Angi standardvalg (Kun administrator)

1. Gå til Innstillinger, deretter Hovedinnstillinger.

2. Finn området Innstillinger for delte URL-er.

3. Her kan du angi standardverdier som vises når delingsdialogen åpnes, inkludert:

   • Om passord skal være påkrevd som standard

   • Standard maks antall visninger

📄 Hva skjer deretter?

• Dokumentet blir tilgjengelig via den genererte URL-en, innenfor begrensningene du har satt.
• Hvis mottakeren når maks antall visninger eller utløpsdatoen passeres, blir lenken automatisk ugyldig.

• Du kan når som helst oppheve en aktiv lenke eller regenerere passordet fra delingsinnstillingene.

   

🎯 Når bør jeg bruke denne funksjonen?

Bruk funksjonen når du ønsker å:

• Dele dokumenter med eksterne på en enkel og trygg måte. Spesielt nyttig på store filer hvor  det å sende på epost ikke vil fungere.
• Unngå å laste ned og sende filer manuelt
• Sikre at mottakere ikke får mer tilgang enn det du tillater

🛠️ Tips

• Angi utløpsdato for dokumenter som kun skal være tilgjengelige midlertidig
• Sett maks antall visninger for ekstra sikkerhet
• Opphev eller oppdater delingslenker så snart de ikke lenger er nødvendige

⚠️ Merk: Hvis du opphever en delt URL som tilhører et koblet dokument, vil opphevingen gjelde for alle referanser av det koblede dokumentet.