Hva gjør funksjonen?

Funksjonen Generer tilbudskalkyle-rapport lar deg lage en profesjonell PDF-rapport direkte fra en kalkyle – konfigurer hva som skal vises, forhåndsvis den live, rediger den direkte, og last ned en ferdig PDF, alt uten å forlate Contracting Works.

Når du bruker funksjonen, kan du:

• Slå av og på visning av mapper, pakker og linjer i rapporten
• Vise eller skjule summer på ulike nivåer (kun totalsum, per mappe, per undermappe)
• Inkludere MVA i de viste summene
• Legge til produktbilder – enten direkte ved hvert produkt, eller som et eget vedlegg til slutt
• Gå inn i redigeringsmodus for å finpusse rapporten ytterligere – skjule enkeltlinjer, legge til korte notater på linjer, endre kunde eller utstedelsesdato som vises, og redigere brevets emnelinje, brevtekst, avslutningshilsen og signatur direkte i forhåndsvisningen
• Laste ned en ferdig PDF, som automatisk lagres som vedlegg på tilbudet

Dette gir deg full kontroll over hva kunden faktisk ser, uten at du selv må bygge et dokument utenfor systemet.

🧭 Hvordan bruker jeg funksjonen?

1. Generer og konfigurer en rapport
   1. Åpne en kalkyle fra et tilbuds versjonsliste.
   2. Klikk deg inn på fanen Rapporter.
   3. I panelet til høyre konfigurerer du hvordan rapporten skal se ut:
      • Tilbudsdokument – velg en mal og juster utløpsdato ved behov.
      • Rapportinnhold – velg om mapper, pakker og linjer skal vises, hvordan summer/MVA skal presenteres.
      • Produktbilder – velg om bilder skal vises direkte i teksten, som vedlegg, eller ikke i det hele tatt.
   4. Forhåndsvisningen til venstre oppdateres umiddelbart når du justerer innstillingene – ingen lagring nødvendig.
2. Rediger rapporten videre
   1. Klikk Rediger i verktøylinjen for å gå inn i redigeringsmodus.
   2. Direkte i forhåndsvisningen kan du:
      • Klikke på redigeringsikonet ved siden av Kundedetaljer for å velge en annen kunde for denne rapporten.
      • Klikke på utstedelsesdatoen for å sette en annen dato.
      • Klikke inn i emnelinje, brevtekst, forbehold eller signatur for å redigere teksten direkte.
      • Klikke på øye-ikonet eller notat-ikonet ved siden av en linje for å skjule den fra rapporten, eller legge til et kort notat under den.
   3. En «manuelt redigert»-merking vises så snart du har gjort en endring, slik at det er enkelt å se om en rapport er tilpasset eller er standard.
   4. Merk: mens redigeringsmodus er på, er nedlasting av PDF midlertidig deaktivert – skru av redigeringsmodus når du er klar til å laste ned.
3. Last ned PDF-en
   1. Når du er fornøyd med forhåndsvisningen, klikker du Last ned PDF.
   2. En kort fremdriftsdialog vises, som viser hvert steg mens PDF-en genereres.
   3. Når den er ferdig, lastes PDF-en automatisk ned til enheten din.

📄 Hva skjer deretter?

• PDF-en lastes ned til enheten din.
• Hvis noe ikke går som forventet (for eksempel at kopien ikke kunne lagres som vedlegg), forklarer dialogen tydelig hva som skjedde og lar deg prøve på nytt kun for den delen – du trenger ikke starte helt på nytt.

🎯 Når bør jeg bruke denne funksjonen?

Bruk funksjonen når du ønsker å:

• Sende et ryddig og profesjonelt, spesifisert tilbudsdokument til en kunde
• Ha full kontroll over hvor mye detaljer kunden ser, uten å måtte bygge dokumentet manuelt
• Inkludere produktbilder sammen med tilbudet for økt tydelighet
• Gjøre raske, enkeltstående justeringer på en bestemt rapport – som å skjule en linje eller justere brevteksten – uten å endre selve kalkylen

🛠️ Tips

• Kun linjer merket som «interessant» i kalkylen vises i rapporten – dette er hvordan du styrer detaljnivået kunden ser, kontra det som forblir internt.
• Mapper vises alltid i rapportstrukturen, selv om ingen av linjene i mappen er merket som «interessant».
• Velg «direkte i teksten» for produktbilder for å vise et bilde rett ved siden av et bestemt produkt, eller «vedlegg» for å samle alle bildene til slutt i dokumentet.
• Endringer gjort i redigeringsmodus – skjulte linjer, notater, endret kunde/dato, brevendringer – gjelder kun for denne bestemte rapporten og endrer ikke selve kalkylen eller tilbudet.
• Å skjule en linje endrer ikke summene som vises i rapporten – summene reflekterer alltid hele kalkylen.

🔜 Hva kommer videre?

Denne funksjonen er fortsatt under utvikling. Kommende forbedringer inkluderer:

• Tilpassbare brevmaler, slik at din bedrift kan sette egen standardtekst og profil for rapporter.
• At innstillingene og endringene dine i rapporten huskes neste gang du åpner den, i stedet for å bli tilbakestilt hver gang.