Administrasjon av ansatte i Contracting Works

I Contracting Works er menyen for ansatte et sentralt verktøy for å administrere lønnstakere og koble dem til spesifikke roller og funksjoner i systemet. Informasjonen om ansatte hentes automatisk fra økonomi- og lønnssystemer (Slik som Payroll, Uni Lønn, Power Office Lønn, men må legge til tilleggsopplysninger som er nødvendige for å bruke funksjonalitetene i Contracting Works fullt ut.

PS! Du må være lønnsbruker for å få tilgang til denne menyen.

Hvordan fungerer administrasjon av ansatte? - Se film

1. Import av ansattdata
   Når ansatte hentes inn fra økonomi- eller lønnssystemet, overføres følgende informasjon: (varierer fra lønnsystem til lønnsystem)
   • Ansattnummer
   • Fullt navn
   • Fødselsdato
   • Adresse, postnummer, poststed og land
   • Mobilnummer og e-postadresse
   • Startdato, sluttdato og ansattstatus
   • Stillingsprosent og antall timer
   • Tilhørende avdeling

Valgmuligheter for ansatte

Når ansatte er importert, kan du tilpasse deres oppsett i Contracting Works ved hjelp av følgende valg:

1. Timegodkjenning påkrevd

• Hvis klienten krever godkjenning av timer, vil dette være aktivert som standard.

• Du kan deaktivere det for individuelle ansatte hvis det ikke er nødvendig.

• Alternativt kan krav til godkjenning styres av lønnsarten som brukes.

2. Fakturakategori

• Fakturakategorier brukes til å velge hvordan den ansattes timer blir fakturert til sluttkunde.

• Kombiner fakturakategori og lønnsart for å angi satser og fakturatekster.

• Dette gjøres under Innstillinger > Fakturering > Timeavtale.

3. Stillingskategori

• Stillingskategori lar deg gruppere ansatte basert på deres stillingstype, noe som forenkler administrasjon av lønnssatser.

• I stedet for å justere satser for hver ansatt, kan du gjøre dette på kategorinivå.

• Stillingskategorier er koblet til Satsgrupper, som igjen kan knyttes til flere lønnsarter.

4. Dato fra og dato til for stillingskategori

• Disse feltene lar deg definere når en stillingskategori skal endres.

• For eksempel kan en fagarbeider gå fra 8 til 11 års ansiennitet basert på datoene som er satt.

• Dette sikrer at lønn og fakturering alltid følger oppdaterte stillingskategorier.

5. Prosjektleder

• For å registrere en ansatt som prosjektleder, må du aktivere prosjektlederstatus for den aktuelle ansatte.

• Prosjektledere kan tildeles ordre og prosjekter, og denne informasjonen overføres til økonomisystemet.

• I noen økonomisystemer kan prosjektlederens navn brukes til å styre godkjenning av inngående fakturaer.

6. Timegodkjenning påkrevd

• Om timegodkjennning er aktivert på klienten vil denne være automatisk aktivert. Du kan velge å aktivere denne på spesifikke ansatte om ønskelig om timegodkjenning ikke er aktivert som standard på klienten. Timegodkjenning vil bety at timene må godkjennes/avvises før overføring til lønn

7. Eid av CW

• Dette er en funksjon som kun er tilgjengelig for noen klienter som har en integrasjon med Uni Micro. Det betyr at den ansatte registrert er opprettet fra Contracting Works og ikke er synkronisert med lønnssysttemmet. Brukes f.eks ved innleie

8. Innleie.

• Dette er en funksjon kun tilgjengelig for noen klienter og benyttes der hvor det er personer som er innleid til selskapet og ikke skal lønnes på vanlig måte. Innleid personell vil ikke bli overført til lønnssystemet.

Hvordan fungerer administrasjon av lønnssatser? Se film

PS! Om en ansatt er knyttet til en stillingskategori, og denne kategorien er koblet til en satsgruppe, vil lønnssatsen automatisk bli hentet fra satsgruppen. Dette forenkler lønnsadministrasjonen og sikrer at satser oppdateres på tvers av alle ansatte som deler samme kategori. Det vil si at det ikke nødvendigvis er noe feil om du ikke ser noen lønnsarter knyttet til den ansatte under "Lønnsarter"

Legge til lønnssatser på den enkelte ansatte

Hvis du ønsker å tilpasse lønnssatser for en spesifikk ansatt, kan du legge inn satser manuelt. Dette kan være aktuelt hvis en ansatt har unike tillegg eller spesifikke avtaler.

Slik legger du til en lønnssats manuelt:

1. Velg den ansatte fra oversikten.

2. Gå til fanen for lønnssatser og klikk på "Pluss" for å legge til en ny lønnsart.

3. Velg ønsket lønnsart fra listen. Eksempel:

   • 103 – Produktiv time

   • 150 – Overtidstillegg

4. Satsen vil automatisk bli hentet fra satsregisteret hvis lønnsarten er koblet til en satsgruppe.

5. For å overstyre satsen:

   • Legg inn et manuelt satsbeløp (f.eks. 20 kroner mer per time).

   • Den manuelle satsen vil ha prioritet over satsgruppen, og fremtidige endringer i satsgruppen vil ikke påvirke denne ansatte. Grønn farge betyr hvilken sats som er gjeldende. 

   • Vi anbefaler bruk av "Følgearter" for å legge til faste tillegg til en ansatt. Det gjør det enklere å administrere om satsgruppen i fremtiden blir endret, så vil du slippe å manuelt endre på ulike ansatte som har egendefinerte satser. Da trenger du kun å endre i følgearten.

Følgearter

En følgeart er en tilleggslinje som automatisk genereres når en spesifikk lønnsart registreres. Dette kan brukes til å legge til faste tillegg som overtidstillegg eller sosiale kostnader.

Slik legger du til en følgeart:

1. Velg lønnsarten du ønsker å knytte følgearten til (f.eks. 103 – Produktiv time).
2. Legg til en følgeart, som for eksempel:
   • 150 – Faste tillegg med et beløp på 20 kroner.
3. Når timer registreres på lønnsarten 103, vil Contracting Works automatisk opprette en tilleggslinje for følgearten 150.

Eksempel på bruk av følgearter

• Hvis en ansatt registrerer timer på 104 – Overtidstime, kan du sette opp følgearter for både et fast tillegg og et overtidstillegg.

• Resultatet blir at når overtid registreres, genereres det automatisk:

  • En linje for overtidstimen.

  • En linje for det faste tillegget.

  • En linje for overtidsprosenten (f.eks. 50 % tillegg).

Fordeler med manuell tilpasning av lønnssatser

• Fleksibilitet til å justere satser for individuelle ansatte uten å påvirke andre i samme satsgruppe.

• Mulighet til å legge til spesifikke tillegg som kun gjelder for enkelte ansatte.

• Forenklet administrasjon gjennom bruk av følgearter, som sikrer automatiserte tilleggslinjer for overtid, faste tillegg og andre kostnade som sparer tid.

Hvordan administrere lønnssatser og fakturering?

• Lønnssatser og fakturering kan administreres ved hjelp av kombinasjonen Fakturakategori, Stillingskategori og Satsgruppe.

• Flere lønnsarter kan dele samme satsgruppe, noe som gjør det enkelt å justere lønnssatser for en hel gruppe ansatte.

• Husk at Fakturakategori og Stillingskategori er separate innstillinger og ikke påvirker hverandre direkte.

Praktiske eksempler

• Fakturakategori: Kan brukes til å sette en spesifikk faktureringssats for lærlinger, fagarbeidere og prosjektledere.

• Stillingskategori: Forenkler justering av lønnssatser for ansatte med liknende roller, som for eksempel lærlinger på ulike nivåer av ansiennitet.

• Datoer for stillingskategori: Lar deg planlegge fremtidige endringer, som oppgraderinger i lønn eller ansiennitet.

Oppsummering