Denne artikkelen beskriver hvordan du administrerer og planlegger endringer i stillingskategorier for ansatte. Funksjonaliteten støtter både manuell registrering og automatiske varslinger, og gir deg full oversikt over gjeldende og fremtidige kategorier direkte i ansatt-gridet.

Siden dette er en omfattende tilleggsfunksjon i systemet, hadde første versjon noen svakheter som nå er korrigert. Vi har lagt inn at en viser tidligere manuelt innlagt sluttdato i ansatt-tabellen med en fritekst slik at en kan finne frem til de datoene en planla å legge inn ny stillingskategori. Du kan lese mer om dette under seksjonen Påminnelsesdato – hjelpemiddel for overgangsfasen

En kan selvsagt allerede nå gå inn og legge inn alle fremtidige stillingskategorier basert på normen i de ulike bransjene. 

Det er også laget en video for hvordan en skal bygge en stillingskategoriplan. Vi vil etter hvert lage ferdige maler for ulike bransjer som kan importeres, hvor en kun trenger å angi startdato på ansatt.

Stillingskategori, hvordan bygge en plan

Oversikt

Stillingskategori-funksjonaliteten gjør det mulig å registrere, planlegge og følge opp endringer i en ansatts stillingskategori over tid – for eksempel ved progresjon gjennom lærlingløp eller ved bytte mellom montørnivåer.

Hvor finner du funksjonaliteten?

• Åpne aktuell ansatt og gå til fanen Stillingskategoriplan.
• I ansatt-gridet vises følgende kolonner som gir rask oversikt over status og planlagte endringer:
  • Fakturakategori – gjeldende kategori som brukes ved fakturering.
  • Stillingskategori – gjeldende stillingskategori for den ansatte.
  • Startdato stillingskategori – når gjeldende kategori trådte i kraft.
  • Sluttdato stillingskategori – når gjeldende kategori utløper.
  • Dato for varsel – når systemet sender varsel om kommende kategoribytte.
  • Kommentar stillingskategori – fritekstfelt for tilleggsinformasjon, historikk og automatisk genererte merknader.

Så lenge det er registrert flere stillingskategorier på en ansatt, bytter systemet automatisk til neste kategori når gjeldende kategori utløper. Påminnelsesdato brukes kun som et overgangshjelpemiddel for rader hvor en sluttdato var satt manuelt før ny kategori var lagt inn – se neste seksjon for detaljer.

Automatisk bytte av stillingskategori

Slik fungerer det ved normal bruk

Ved vanlig bruk er det ikke nødvendig å sette en påminnelsesdato. Så lenge det ligger flere stillingskategorier på samme ansatt, bytter systemet kategori automatisk når gjeldende kategori utløper, basert på startdato og varighet registrert på radene.

• Er det registrert varighet (måneder) på en kategori, bytter systemet automatisk til neste kategori når varigheten er utløpt.
• Er det ikke registrert varighet på den siste stillingskategorien, følger den satsregisteret for gjeldende kategori inntil en ny kategori eventuelt legges inn.

Påminnelsesdato – hjelpemiddel for overgangsfasen

I forbindelse med innføringen av denne funksjonaliteten hadde enkelte klienter registrert en egen til-dato (sluttdato) på stillingskategoriene sine uten at en neste kategori var lagt inn. For disse tilfellene er det lagt inn en påminnelsesdato 14 dager før sluttdatoen, slik at vi får et varsel i god tid – siden vi ikke vet hva neste stillingskategori skal være før den er registrert.

• Påminnelsesdatoen er altså kun et overgangshjelpemiddel, ikke noe som brukes i den løpende driften.
• Så snart bruker legger inn antall måneder (varighet) på den eksisterende stillingskategorien, vil neste stillingskategori som registreres automatisk få startdato lik forrige startdato + varighet. Dermed overtar det automatiske byttet, og påminnelsesdatoen er ikke lenger relevant.
• For å gi full sporbarhet i overgangsfasen legges detaljer om den automatisk genererte påminnelsesdatoen inn i feltet Kommentar stillingskategori (f.eks. «Tidligere sluttdato: 2026-02-14»). Denne kommentarlogikken ble innført etter lansering av ny versjon.

Tips: Du kan filtrere og sortere på kolonnen Kommentar stillingskategori i gridet for raskt å finne ansatte der påminnelsesdatoen er basert på migrerte data, slik at disse kan ryddes opp ved å legge inn varighet og/eller neste kategori.

Slik legger du til ny kategori

Når du registrerer en ny stillingskategori på en ansatt, hjelper systemet deg med å fylle ut datofelter korrekt.

Fremgangsmåte:

1. Åpne den ansatte og gå til fanen Stillingskategoriplan.
2. Klikk Legg til ny rad for å åpne redigeringsdialogen.
3. Fyll ut feltene:
   • Status – aktiv eller inaktiv kategori.
   • Stillingskategori – velg ønsket stillingskategori (f.eks. «Lærling 1. halvår»).
   • Fakturakategori – velg tilhørende fakturakategori (f.eks. «Lærling 1»).
   • Varighet (måneder) – antall måneder kategorien skal gjelde.
   • Startdato – kan hoppes over (se automatikk under).
   • Påminnelsesdato – normalt ikke nødvendig. Brukes kun i spesielle tilfeller der du ønsker et manuelt varsel (se «Påminnelsesdato – hjelpemiddel for overgangsfasen» over).
   • Kommentar – fritekst ved behov.
4. Klikk Lagre for å lagre raden.

Automatikk ved registrering

Systemet utfører følgende beregninger automatisk slik at du slipper å gjøre det manuelt:

• Automatisk startdato: Når en ny stillingskategori registreres, finner programmet korrekt startdato basert på foregående kategori. Du kan derfor la feltet Startdato stå tomt ved manuell inntasting – systemet fyller det ut.
• Arving av datoer: Nye kategorier som legges inn manuelt arver den første ledige datoen, beregnet ut fra antall måneder som er definert på den foregående kategorien (feltet Varighet (måneder)). Dette sikrer at kategoriene følger hverandre uten overlapp eller huller.
• Endrer du intervallet på en stillingskategori pga at en hadde fravær som forskøv fullføring av en kategori, så vil startdato for de påfølgende stillingskategorier automatisk bli justert.
• Du kan også dra stillingskategorier med musa til riktig posisjon hvis du bommet på hvor du la inn kategori. 

Eksempel: Dersom en ansatt har «Lærling 1. halvår» med startdato 01.11.2025 og varighet 2 måneder, vil neste kategori «Lærling 2. halvår» automatisk få startdato 01.01.2026 når den legges inn.

Praktisk bruk

Timeføringer vil nå plukke sats fra satsregister gitt den stillingskategori den ansatte har for aktuell dato slik at du kan føre timer på tvers av datoer hvor den ansatte opererer med to (eller flere) stillingskategorier og få riktig lønnsats og fakturabeløp gitt stillingskategori og fakturakategori.

Personlige satser har ennå ikke denne funksjonaliteten, så her må en pr. nå oppdatere med nye satser. Men dette vil komme.

Kreativ bruk

Det vil også være forholdsvis enkelt hvis en har behov for å bytte mellom ulike stillingstyper. Det er imidlertid pr. i dag begrenset til x-antal måneder i gangen. Som du ser i eksemplet nedenfor kan en bytte rekkefølge på stillingskategori på den ansatte og datoer blir oppdatert fortløpende.

Du kan selvsagt også duplisere disse slik at en slipper å bytte de om.