Du oppretter en ny ordre i Contracting Works ved å gå til Ordre og velge + Legg til. For å opprette en ordre må du velge et prosjekt. Deretter kan du velge kunde, arbeidssted, beskrive jobben, legge til kontaktperson, datoer og ansvarlige og velge hvordan timer, materiell og fakturering skal håndteres. Avslutt med Lagre.

Opprett en ny ordre

Gå til Ordre og velg + Legg til.

Du får opp et nytt ordrebilde hvor du fyller ut informasjonen om jobben.

Du trenger ikke fylle ut alle feltene. Hvilke opplysninger som er relevante vil variere etter type jobb og hvordan Contracting Works er satt opp for din bedrift.

Ordrenummer

Du kan skrive inn et eget ordrenummer når du oppretter ordren.

Hvis du lar feltet for ordrenummer stå tomt, oppretter Contracting Works automatisk et ordrenummer.

Egne ordrenummerserier kan settes opp under Innstillinger.

Velg eller opprett prosjekt

Alle ordre må være koblet til et prosjekt. Prosjekt er derfor et obligatorisk felt når du oppretter en ordre.

Velg et eksisterende prosjekt fra listen.

Hvis prosjektet ikke finnes, kan du opprette et nytt prosjekt direkte fra ordren. Åpne feltet Prosjekt og velg + Nytt prosjekt nederst i listen.

Hvis prosjektet allerede har en kunde, blir kunden automatisk lagt til på ordren.

Velg eller opprett kunde

Velg kunden som ordren skal tilhøre.

Hvis kunden allerede er registrert på prosjektet, blir kunden automatisk valgt på ordren.

Du kan endre kunden eller opprette en ny kunde direkte fra ordren.

Velg avdeling

Velg avdeling dersom bedriften bruker avdelinger.

Avdeling kan være et obligatorisk felt dersom bedriften har satt opp avdeling som påkrevd i Contracting Works.

Velg eller opprett arbeidssted

Arbeidssted er stedet hvor jobben skal utføres.

Når du oppretter en ordre, kan du velge blant arbeidsstedene som allerede er registrert på kunden.

Hvis arbeidsstedet ikke finnes, kan du opprette et nytt arbeidssted direkte fra ordren.

Når arbeidsstedet er valgt, hentes adresse, postnummer og poststed automatisk fra informasjonen som er registrert på arbeidsstedet.

Ordrereferanse og ordrebeskrivelse

Bruk Ordrereferanse som en kort overskrift eller beskrivelse av jobben, for eksempel «Bytte varmtvannsbereder» eller «Service ventilasjonsanlegg».

Bruk Ordrebeskrivelse til å beskrive arbeidet som skal utføres.

Ordrebeskrivelsen kopieres til fakturateksten. Du kan endre fakturateksten senere dersom du ønsker en annen tekst på fakturaen.

Legg til hovedkontakt

Vi anbefaler å legge til hovedkontakt og kontaktinformasjon på ordren.

Kontaktinformasjonen kommer normalt fra kunden. Du kan endre kontaktperson eller kontaktinformasjon direkte på ordren eller legge til en ny kontakt.

Status, kundens referanse og ordrenummer

Velg riktig status på ordren.

Hvis kunden har oppgitt en referanse som skal følge ordren og fakturaen, registrerer du denne under Deres referanse.

Hvis kunden har sitt eget ordrenummer eller bestillingsnummer, kan dette også registreres på ordren og følge videre til faktura.

Prosjektleder og ansvarlig for jobben

Du kan velge prosjektleder og hvem som er ansvarlig for å utføre eller følge opp jobben.

Dette gjør det enklere å planlegge arbeidet og se hvem som har ansvar for ordren.

Dato og tidsestimat

Legg inn planlagte datoer dersom jobben skal utføres på en bestemt dato eller innenfor et bestemt tidsrom.

Legg også inn tidsestimat, altså hvor lang tid du forventer at jobben vil ta. Tidsestimatet trenger ikke være helt nøyaktig.

Dato og tidsestimat brukes blant annet som grunnlag for planlegging og Smart planlegger, som kan foreslå hvilke ansatte som kan utføre jobben.

Fakturaoppsett

Velg hvordan ordren skal faktureres og hvilket fakturaoppsett som skal brukes.

Fakturaoppsettet bestemmer hvordan jobben skal håndteres ved fakturering.

Fastpris

Hvis jobben skal faktureres til en avtalt fastpris, legger du inn fastpris på ordren.

Fastprisen overstyrer prisene på registrerte timer og materiell ved fakturering. Kunden faktureres da fastprisen i stedet for summen av de enkelte time- og materiallinjene.

Timer og materiell kan fortsatt registreres på ordren selv om jobben har fastpris.

Priser på timer og materiell

Velg hvordan Contracting Works skal beregne priser på timer og materiell på ordren.

Valgene skal gjenspeile prisavtalene du har med kunden. Prisavtalene bestemmer hvilke priser som brukes når timer og materiell registreres på ordren.

Kategorier

Kategorier brukes til å klassifisere ordre slik at de senere kan brukes til rapportering og analyse.

Kategorier kan for eksempel brukes til å skille mellom bolig og næring, privat og offentlig eller forskjellige typer arbeid.

Bedriften bestemmer selv hvilke kategorier som skal brukes. Kategorier kan være obligatoriske dersom dette er satt opp som påkrevd.

Fakturareserve

Velg hvordan fakturareserven skal beregnes dersom bedriften bruker fakturareserve.

Fakturareserven kan beregnes som en fast prosent eller basert på avtalene for timer og materiell.

Fakturamottaker og betalingsbetingelser

Velg hvem som skal betale for ordren.

Fakturamottaker kan være kunden på ordren eller en annen fakturamottaker.

Velg også hvilke betalingsbetingelser som skal gjelde.

Hvis lagerstyring brukes, kan du også velge hvilket lager som skal oppdateres ved uttak og retur av materiell.

Lagre ordren

Velg Lagre når du har fylt ut nødvendige opplysninger.

Etter at ordren er lagret kan du fortsette med blant annet deltakere, dimensjoner, timer, materiell og annen informasjon som er relevant for jobben.

Bruk prosjektet til å gjøre ordreopprettelsen enklere

Mange av innstillingene på en ordre kan settes som standard på prosjektet.

Når du oppretter en ny ordre på prosjektet, arves disse verdiene automatisk. Du slipper dermed å gjøre de samme valgene hver gang du oppretter en ordre på prosjektet.