I Contracting Works kan du enkelt hente ut oppdaterte tall for en rekke forskjellige behov. Med vår nye sammendragsrapport kan du trekke ut tall basert på ulike kriterier som periode, ordrestatus og ordretyper. Du kan selv velge hva du ønsker å se summert, og alle resultater vil bli tilpasset dine valg.

Ordre

Dersom du ønsker å se totalsummer for hver ordre, kan du bruke fanen 'arbeidsordre'. Her vil hver enkelt ordre vises i en liste. Du har mulighet til å sortere, legge til eller fjerne kolonner etter behov. Du kan også laste ned dataene til Excel for videre analyse.

På bunnen av siden i en grønn linje, vil du også finne en summering av totalsummer for visse kolonner.

Prosjekt

Ønsker du å fokusere på prosjekter, velger du 'prosjekt'-fanen. Her vil du se en oppsummering av alle arbeidsordrer knyttet til hvert prosjekt, samt totale summer for hvert prosjekt. Du kan detaljstudere hver ordre under 'detaljvisning' til høyre i skjermbildet og laste ned prosjekttotalsummer til Excel.

Kunder

Hvis du er interessert i å se informasjon om kunder, velger du 'kunder'-fanen. Her vil all informasjon om prosjekter og ordre knyttet til hver kunde summeres, noe som gjør det enkelt å analysere hvilke kunder som har høyest omsetning og dekning.

Det samme gjelder for valg av avdeling, prosjektleder, jobbansvarlig og ordrekategori.

Videre analyse, bruk av KI verktøy.

Sammendragsrapporten tilbyr betydelig fleksibilitet og gir data som er optimalisert for analyse. Dette er spesielt verdifullt hvis du planlegger å benytte dataene i KI-verktøy som ChatGPT for trendanalyse eller automatisk rapportgenerering. Et eksempel på dette er hvordan jeg brukte prosjektdata fra januar 2024 og januar 2023 for å lage en sammenlignende rapport til økonomisjefen.

I dette eksempelet (nedenfor) gikk jeg til prosjektfanen og valgte data fra januar 2023 og deretter fra januar 2024. Jeg lastet ned dataene for hver periode i et eget Excel-ark uten å gjøre endringer, ettersom prosjektfanen ikke viser sensitive informasjoner som kundenavn eller prosjektleder.

Etter nedlastingen lastet jeg opp de to Excel-arkene til ChatGPT 4.0. Jeg spurte: 'Jeg trenger å sammenligne årets tall med fjorårets for en rapport til økonomisjefen. Kan du hjelpe meg med å utforme en rapport som er lett å forstå?' 

Her er resultatet fra ChatGPT.

Her er en sammendragstabell som viser nøkkeldata for prosjektene i januar 2023 og januar 2024:

Fra denne tabellen kan vi observere følgende:

1. Totalt antall prosjekter reduserte fra 20 i 2023 til 16 i 2024. Dette indikerer en reduksjon i antall aktive prosjekter.
2. Total kostnad har også gått ned fra 2023 til 2024, noe som kan reflektere færre prosjekter eller mer kostnadseffektiv prosjektstyring.
3. Totalt fakturert beløp viser en liten nedgang, men denne reduksjonen er ikke så markant som reduksjonen i total kostnad, noe som kan tyde på bedre faktureringsmetoder eller oppnåelse av høyere marginer.
4. Total kalkulert inntekt viser en betydelig reduksjon fra 2023 til 2024, noe som kan peke mot lavere inntektsgenerering per prosjekt eller endringer i prosjektporteføljen som genererer lavere inntekter.

Basert på disse observasjonene, kan du presentere følgende i rapporten til økonomisjefen:

• En diskusjon om årsakene til reduksjonen i antall prosjekter og total kostnad.
• Analyse av faktureringspraksiser og hvordan disse har påvirket den økonomiske ytelsen.
• Vurdering av prosjektporteføljens sammensetning og eventuelle strategiske endringer som kan ha ført til endringer i inntektspotensialet.

Vil du at jeg skal gå dypere inn i noen av disse punktene eller inkludere ytterligere analyser, som for eksempel prosjektstatus eller detaljert kostnadsanalyse?

PS!

Vær oppmerksom på at ChatGPT ofte avslutter med et spørsmål. Dette åpner for at du kan respondere og eventuelt be om ytterligere analyser, foreslå rapportinnhold, utarbeide grafer og mer. Mulighetene er praktisk talt grenseløse når rapportene fra CW er formatert på en måte som gjør dem enkle å bruke i andre analyseverktøy.

Husk å være nøye med å fjerne sensitive opplysninger som navn, telefonnummer og liknende hvis du planlegger å bruke verktøy som ChatGPT