Innledning

I dagens travle arbeidsliv kan det å lage rapporter være tidkrevende og komplisert. Med ChatGPT kan du effektivisere denne prosessen og få hjelp til å lage ulike typer rapporter raskt og enkelt. Denne artikkelen gir en steg-for-steg guide til hvordan du kan bruke ChatGPT til å generere rapporter, samt tips til å skrive gode prompt som gir de beste resultatene.

 Hva er ChatGPT?

ChatGPT er en avansert språkmodell utviklet av OpenAI. Den kan forstå og generere tekst basert på instruksjoner du gir. Ved å bruke ChatGPT kan du lage rapporter, analysere data og mye mer, kun ved å skrive enkle tekstkommandoer.

Slik kommer du i gang

1. Identifiser behovet for rapporten

:Bestem hvilken type rapport du trenger. Dette kan være alt fra rapport av bevegelse av timer og materiell pr dag i et prosjekt, bevegelse på lager pr dag, uke, antall ordre med ingen bevegelse siste 60 dager, rapport over timeregistrering med mistenkelig høyt timeantall osv.

2. Forbered dataene: Sørg for at du har alle nødvendige data klare. Dataene kan være i Excel-filer, CSV-filer eller andre formater. I Contracting Works kan du stort sett laste ned alle lister ned i excel direkte fra CW. Du kan velge å laste ned alle kolonner eller synlige kolonner. Velg å fjerne sensitive opplysninger som ansatt navn og ligende før du laster ned eller velg å åpne excel filen etter nedlastning for å fjerne kolonner som ikke er nødvendige i forhold til den rapporten du ønsker å lage.

3. Skriv en tydelig prompt: En prompt er en instruksjon du gir til ChatGPT for å generere ønsket rapport. Jo mer spesifikk og klar du er i prompten, jo bedre vil resultatet bli. Viktig å også gi ChatGPT litt kontekst. Hvem skal ChatGPT være. Prosjektleder i en håndverkerbedrift som skal gi rapport videre til økonomisjef. Økonomisjef, ekspert på kundeservice, ekspert på markedsføring og lignende. ChatGPT svarer bedre om du gir klare instrukser om hvem ChatGPT utgir seg for å være og du skal bruke rapporten til.

Eksempel på bruk av ChatGPT

La oss si at du ønsker en rapport som viser totalt antall timer og materiellkostnader per dag for en bestemt måned. Du har to Excel-filer: en med timer og en med materiellkostnader. Slik kan du skrive prompten:

"Som ekspert på dataanalyse har jeg en jobb til deg.

Input.

To Excel-filer, en fil med data om timer, inkludert kolonnene "Dato" og "Antall" og en fil med data om materiellkostnader, inkludert kolonnene "Registrert tid" og "Kostpris". Jeg ønsker rapporten være for juli 2024.

Output:

En visuell rapport som viser:
Det totale antallet timer registrert hver dag.
Den totale kostnaden for materiell hver dag.
En skriftlig rapport til økonomisjefen som inkluderer en oppsummering av dataene, en forklaring av diagrammet, observasjoner, og eventuelle viktige punkter som bør fremheves."

Skriv dette samtidig som du laster opp de to filene. Du blir imponert over resultatet. ChatGPT kan også lagre historikken. Om du da velger å navngi som "Forbruksrapport timer og materiell", så vil du neste måned kun være nødvendig å laste opp filene og skrive hvilken måned du nå ønsker rapport for. ChatGPT vil forstå at du ønsker samme rapport, men nå for en ny måned.

Tips til å skrive gode prompt

1. Vær spesifikk: Inkluder detaljer om hva du trenger, hvilke data som skal brukes, og hvordan resultatet skal se ut.
2. Gi kontekst: Forklar formålet med rapporten og hvordan dataene er strukturert.
3. Eksempeldata: Hvis mulig, inkluder et eksempel på dataene eller hvordan den ferdige rapporten skal se ut.
4. Unngå uklarheter: Sørg for at instruksjonene dine ikke er tvetydige. Klare og direkte instrukser gir bedre resultater.

 Vanlige spørsmål

Hvor raskt kan ChatGPT generere en rapport?
ChatGPT kan generere rapporter svært raskt, ofte innen minutter, avhengig av kompleksiteten og datamengden.

Hva slags rapporter kan ChatGPT lage?
ChatGPT kan lage et bredt spekter av rapporter, inkludert økonomiske rapporter, tidsrapporter, salgsrapporter, analyserapporter og mye mer.

Er det nødvendig med teknisk kunnskap for å bruke ChatGPT?
Nei, du trenger ikke teknisk kunnskap for å bruke ChatGPT. Alt du trenger er å kunne skrive en klar og detaljert prompt.

NB!! Veldig viktig å fjerne sensitive data før du laster opp i filer i ChatGPT. Det er også viktig å ha en sunn skepsis til resultatene. Kontroller noen av summeringene for å sikre at den leverer fra seg korrekte tall. Er det feil, kan du skrive dette i chatten og ChatGPT vil summere på nytt med nye opplysninger.

Konklusjon

Ved å bruke ChatGPT kan du effektivisere rapporteringsprosessen og spare tid. Med litt øvelse i å skrive gode prompt kan du få nøyaktige og informative rapporter som dekker dine behov. Utforsk mulighetene og begynn å lage dine egne rapporter i dag!

Eksempel på rapport fra chatGPT. Dette er en direkte kopi av hva som ChatGPT skrev etter å ha lastet opp to filer. En fil for materiell og en for timer på et spesifikt prosjekt. 

Skriftlig rapport til sjefen

Til: [Sjefens navn]
Fra: [Ditt navn]
Dato: [Dagens dato]
Emne: Rapport av bevegelser for juli 2024– Timer og materiell

Sammendrag av data

I løpet av juli 2024 har vi samlet inn data om antall registrerte timer og materiellkostnader daglig. Denne rapporten oppsummerer de totale timene og kostnadene for materiell hver dag i måneden.

Diagramforklaring

Diagrammene ovenfor viser en kalenderoversikt over de totale registrerte timene og de totale materiellkostnadene for juli 2024

1. Øvre diagram (blått): Viser totalt antall timer registrert hver dag.
2. Nedre diagram (rødt): Viser total materiellkostnad hver dag (i NOK).

Observasjoner

1. Høyeste timer registrert:

   • Den 11. juli ble det registrert totalt 13 timer.
   • Den 4. juli ble det registrert 6 timer, og den 15. juli ble det registrert 5,5 timer.

2. Høyeste materiellkostnader:

   • Den 12. juli hadde vi de høyeste materiellkostnadene på NOK 14,798.96.
   • Den 16. juli ble det registrert NOK 113.83, og den 18. juli var kostnaden NOK 200.

3. Ingen registrerte timer eller materiellkostnader:

   • Noen dager viser ingen registrerte timer eller kostnader, noe som kan indikere perioder uten aktivitet eller ufullstendige data.

Viktige punkter

• Det er viktig å merke seg at de høyeste kostnadene for materiell ikke nødvendigvis sammenfaller med dagene med høyeste antall registrerte timer.
• Det kan være nyttig å undersøke årsakene til de høye materiellkostnadene den 12. november for å forstå hva som har bidratt til denne utgiften.
• Videre analyse kan være nødvendig for å sikre at alle data er nøyaktig registrert og for å identifisere eventuelle forbedringsområder i tids- og kostnadskontroll.

Anbefalinger

• Gjennomgå materielle innkjøp spesielt for den 12. november for å sikre kostnadseffektivitet.
• Vurdere å implementere bedre rutiner for registrering av timer og materiellkostnader for å unngå manglende eller ufullstendige data.