Et fakturaoppsett i Contracting Works brukes for å definere hvordan fakturagrunnlaget skal utformes basert på de opprettede fakturalinjereglene. Et godt fakturaoppsett sikrer at fakturaene blir korrekte, oversiktlige og forståelige for kunden.

I denne veiledningen går vi gjennom hvordan du kan opprette et standard fakturaoppsett steg for steg.

Hvorfor bruke fakturaoppsett?

Fakturaoppsett gjør faktureringsprosessen enklere og mer effektiv. Med et godt oppsett kan du:

• Sikre at alle nødvendige opplysninger er med på fakturaen.
• Strukturere fakturainformasjonen på en oversiktlig måte.
• Imøtekomme spesifikke krav fra kunder og økonomisystemer.

Vi anbefaler at du ser film om hvordan opprette fakturaoppsett. Film ser du her: Film fakturaoppsett

Slik oppretter du et fakturaoppsett

1. Opprette et nytt fakturaoppsett

1. Gå til Innstillinger > Fakturaoppsett.
2. Klikk på Pluss-knappen for å opprette et nytt oppsett.
3. Gi fakturaoppsettet et nummer og en beskrivende tekst, slik at det er lett å identifisere formålet.
   • Eksempel: "Standard fakturaoppsett for regningsjobber."
4. Klikk på Lagre.

2. Legge til fakturalinjeregler

Når oppsettet er opprettet, kan du begynne å legge til fakturalinjeregler i ønsket rekkefølge. Dette styrer hvordan fakturaen blir strukturert.

1. Klikk på Pluss-knappen for å legge til en ny linje.

2. Velg ønsket regel fra nedtrekksmenyen:

   • Fakturatekst:
     • Bestemmer om fakturateksten skal vises. Hvis økonomisystemet allerede henter fakturateksten fra ordren, kan denne utelates.
   • Tomme linjer:
     • Brukes for å skille seksjoner i fakturaen for bedre oversikt.
   • Materiell:
     • Henter alt materiell som ikke er fakturert tidligere.
   • Miljøgebyr:
     • Legger til et miljøgebyr basert på en prosentandel av materialkostnadene.
   • Arbeidsomkostninger:
     • Inkluderer timer, overtid og tillegg.
   • Reisekostnader:
     • Viser reisekostnader separat fra andre arbeidskostnader.
   • Fastpris:
     • Håndterer ordre med fastpris, der materialer og timer er forhåndsdefinerte.
   • Akonto-fakturering:
     • Trekker fra tidligere fakturerte akontobeløp.

3. Klikk Lagre etter å ha valgt en regel. Gjenta for å legge til flere regler.

3. Sumlinjer og nullstilling

For å sikre riktig beregning og presentasjon på fakturaen:

1. Legg til en sumlinje for å vise totalen av en seksjon, for eksempel "Sum materialkostnader."
2. Velg alternativet Nullstilling, slik at tidligere summeringer ikke påvirker etterfølgende beregninger.

4. Justere rekkefølgen på fakturalinjene

Rekkefølgen på linjene i fakturaoppsettet avgjør hvordan fakturaen presenteres for kunden. Du kan enkelt endre rekkefølgen ved å:

1. Dra linjene opp eller ned i tabellen for å plassere dem i ønsket rekkefølge.
2. Klikke på en linje og bruke pilknappene for å flytte den.

Eksempel på et standard fakturaoppsett

Et eksempel på et vanlig fakturaoppsett kan inkludere følgende linjer:

1. Fakturatekst (overskrift på fakturaen)
2. Tom linje (for visuell separasjon)
3. Materiell
4. Miljøgebyr (5%)
5. Sumlinje for materiell
6. Tom linje
7. Timer (lønn, overtid, tillegg)
8. Sumlinje for arbeidskostnader
9. Akonto fakturert (trekker fra tidligere fakturerte beløp)
10. Tom linje
11. Lovpålagt dokumentasjon (påført en fast kostnad)

Ofte stilte spørsmål

1. Hva skjer hvis jeg legger til feil fakturalinjeregel?

• Du kan enkelt slette en regel og legge til riktig ved å klikke på sletteikonet ved siden av linjen.

2. Kan jeg bruke flere fakturaoppsett?

• Ja, du kan opprette flere oppsett for ulike behov, for eksempel én for fastprisjobber og en annen for regningsarbeid.

3. Hvorfor er rekkefølgen på linjene viktig?

• Riktig rekkefølge sikrer at fakturaen blir logisk og lett forståelig for kunden, samtidig som den tilfredsstiller krav fra økonomisystemet.

Ved å følge denne veiledningen vil du kunne lage fakturaoppsett som effektiviserer faktureringsprosessen og sikrer at alle nødvendige opplysninger inkluderes på fakturaene.