Under ansatt kan du administrere ulike aspekter som fakturakategorier, rapportering, lønnsarter, lønnsperioder, stillingsgrupper og stillingskategorier. Nedenfor finner du en detaljert veiledning for hver av disse menyene.

1. Fakturakategori

2. Rapportkategori lønnsart

3. Lønnsarter

4. Lønnsperioder

5. Stillingsgrupper og stillingskategori

1. Fakturakategori - se film om fakturakategori

Fakturakategori
Fakturakategorier brukes til å knytte faktureringssatser til forskjellige ansattroller, som for eksempel lærling, fagarbeider og saksbehandler. Ved å bruke fakturakategorier kan du tilpasse faktureringen basert på den ansattes rolle, noe som gir større fleksibilitet og nøyaktighet i fakturaprosessen.

Bruk og oppsett
Under menyen for ansatte kan du spesifisere hvilken fakturakategori som gjelder for hver enkelt ansatt. Dette sikrer at hver rolle faktureres med korrekt sats.

Timeavtaler og fakturakategorier
I tillegg kan du i timeavtalene tilordne spesifikke beløp til de ulike lønnsartene for hver fakturakategori. For eksempel kan du ha en lønnsart som "103 timelønn" for lærlinger, som faktureres til 650 , selv om lærlingens faktiske lønn varierer avhengig av stillingskategori.

2. Rapportkategori Lønnsart - Se opplæringsvideoen om rapportkategorier

Rapportkategori lønnsart
Rapportkategorier for lønnsart er nyttige for å systematisere lønnsarter til tre hovedformål: rapportering, budsjettering og tilbud. Dette verktøyet hjelper deg med å opprette og administrere kategorier for å lette arbeidet med analyser, budsjetter og prisberegninger.

Rapportering
Ved å bruke rapportkategorier kan du gruppere ulike lønnsarter for enklere oppsummering i rapporter. Dette er spesielt nyttig for timeregistrering og lar deg knytte flere lønnsarter til én prosjektkategori.

Budsjettering
For å gjøre budsjettering enklere, kan du budsjettere basert på rapportkategorier i stedet for hver enkelt lønnsart. Dette gjør det mulig å samle opp ordinære timer på én linje og gir en ryddigere og mer oversiktlig budsjettrapport.

Tilbud
Når du lager et tilbud, er det sjelden klart hvilken ansatt som skal utføre oppgaven. Derfor kan du i hver rapportkategori definere en kostnad og en utsalgspris, som brukes i tilbudet. Systemet beregner standard kostnad og pris, men du kan justere disse ved behov.

3. Lønnsarter - Se videoen: Film om lønnsarter

Lønnsarter

Lønnsarter importeres automatisk fra lønnssystemet, men du trenger bare å legge til innstillinger for de lønnsartene som du aktivt skal bruke i Contracting Works.

Anbefaling
For å sikre en god forståelse av funksjonen, anbefales det å se opplæringsvideoen om lønnsarter før du setter opp innstillingene. Videoen gir en oversikt over hvordan lønnsarter fungerer og hvordan du best kan administrere dem i systemet.

4. Lønnsperioder - Se film om lønnsperiode

Lønnsperioder

Oppretting av lønnsperioder
Lønnsperioder kan opprettes ved å angi start- og sluttdato som samsvarer med timeføringsdatoene for perioden. Når lønnskjøringen skal utføres, vil registreringene fra den valgte lønnsperioden overføres til lønnssystemet. For en mer effektiv arbeidsflyt anbefaler vi å opprette lønnsperioder for minst ett år om gangen.

Tips for strukturering
I feltet "Tekst" foreslår vi at du benytter formatet "2023 10 oktober" – først årstall, så måned i tall, deretter månedsnavn. Dette gjør det enklere å søke opp spesifikke perioder i systemet.

Felter og status

Automatisk prosjektperiode: Når aktivert, vil timeregistreringen følge prosjektperioden automatisk.
Fremtidige lønnsperioder bør settes til "Venter", mens status som "Kalkulert", "Ferdig", "Overført" og "Klar til overføring" indikerer at perioden er avsluttet.

5. Stillingsgrupper og stillingskategori - Se film om satsgrupper

Stillingsgrupper og stillingskategori
Satsgrupper forenkler vedlikehold av lønnssatser ved å samle satser på tvers av lønnsarter. Eksempelvis kan normallønn og helligdagssats tilhøre samme satsgruppe, slik at du bare trenger å oppdatere satsen i gruppen fremfor på hver enkelt ansatt og lønnsart.

Oppsett av satsgrupper
Når du har opprettet en satsgruppe, kan du legge til relevante stillingskategorier og satser. Det er en fordel å gi satsgruppen et beskrivende navn som gjenspeiler lønnsarten den skal benyttes for.