Under generelle egenskaper finner du ulike innstillinger som dekker følgende deler av Contracting Works

1. Hovedinnstillinger

2. Eksterne system

3. Vedlikehold

4. Firmadetaljer

5. Nummerserier

6. Kundeklasser.

I denne artikkelen skal vi gå igjennom de ulike delene.

Hovedinnstillinger:

Hovedinnstillinger - Se film om hovedinnstillinger

I hovedinnstillingene kan du aktivere eller deaktivere ulike funksjoner for klienten. Her kan du også sette standardvalg som hovedlager, grossist og lignende. Nedenfor finner du en kort beskrivelse av hver enkelt funksjon.

• Bruk dimensjoner. Aktiver dimensjoner hvis du ønsker muligheten til å segmentere en ordre i flere deler. Eksempelvis fastpris og tilleggsarbeider, punkter eller faser. Du har mulighet til å fakturere hver dimensjon separat eller samlet. Dessuten kan du motta rapporter som er delt opp per dimensjon Les mer om dimensjoner i denne artikkelen: Dimensjoner
• Avdeling påkrevd: Om aktivert vil brukeren bli hindret i å opprette et prosjekt eller en ordre uten først å velge en avdeling, og feltet vil bli merket med rødt som påkrevd.
• Bruk timegodkjenning for lønn: Når aktivert, vil det kun være mulig å eksportere til lønn om alle timene i lønnsperioden er godkjent eller avvist: Les mer om timegodkjenning i denne artikkelen: Timegodkjenning
• Bruk timegodkjenning for ordre: Når dette er aktivert, vil kun godkjente timer for en ordre være fakturerbare
• Timegodkjennning for lønn, automatisk oppdatert fra ordre timegodkjennning: Om aktivert vil timer som godkjennes for ordre samtidig godkjenne timene for lønn
• Tilbud/Kampanjevarer: For tiden ikke i bruk
• Hent leverandørfaktura når de er godkjent: Ved aktiv, vil Contracting Works hente alle leverandørfaktura som er godkjent i ERP systemet til videre behandling i CW. Merk at leverandørfaktura må være påført ordrenummer eventuelt lager for å bli behandlet i CW. 
• Import av kundeinfo fra eksterne kilder: Når du aktiverer "Import av kundeinfo fra eksterne kilder," vil du kunne hente informasjon fra 1881 og Brønnøysundregistrene når du oppretter nye kunder, basert på søk som navn, telefonnummer og organisasjonsnummer. Denne funksjonen bidrar til å unngå duplikater og skrivefeil ved registrering av nye kunder. Vær oppmerksom på at det påløper en kostnad per søk når du bruker denne tjenesten.
• Hovedlager: Her velger du hvilket lager som skal være standard når du legger til materiell manuelt direkte på en ordre eller faktura. Dette kan overstyres på ordre eller fakturanivå
• Hovedgrossist. Her velger du hvilken grossist som gjelder som hovedgrossist når du legger til materiell manuelt på ordre eller faktura. Dette kan overstyres på ordre og fakturanivå
• Standard avdeling: Her velger du hvilken avdeling som skal være standard når nye ordre opprettes.
• Standard fagområde: Valg av standard fagområde. Fagområdet brukes både for å beregne priser på materiell og for å hente FDV. Viktig med samsvar mellom fagområder på grossister for korrekt behandling av priser og FDV. Standard fagområdet angir hvilket fagområdet som plukkes om ikke annet er angitt
• Betalingsbetingelser: Velg hvilken betalingsbetingelse som skal gjelde som standard ved opprettelse av faktura. Kan overstyres på fakturanivå. Det er ERP systemet som styrer hvilke betingelser du kan velge mellom.
• Prosjektperiode lukket: Her setter du hvilken prosjektperiode som skal lukkes for videre registrering. Viktig i forbindelse med fakturareserve. Det vil ikke kunne påføres kostnader eller inntekter på en lukket periode. Registreringen blir automatisk påført neste ledige prosjektperiode. Det betyr at om september er lukket som prosjektperiode, vil inntekter fakturert i september bli oppført i oktober i prosjektrapporten
• epostadresse partnersupport: Her setter du hvilken epost dine support-spørsmål blir sendt til som standard. For eksempel din Contracting Works partner
• Standard antall dager før arbeidsordre opprettes før servicedato: Her velger du når du ønsker at en arbeidsordre på en servicekontrakt skal opprettes i forhold til avtalt frekvens på servicekontrakten. Dette kan overstyres på servicekontrakten. Eksempel om en servicedato på en servicekontrakt er 14.desember og du velger at arbeidsordre skal opprettes 10 dager før servicedato, blir arbeidsordren automatisk opprettet 4.desember. 
• Standard varsling før en servicekontrakt skal utføres: Her setter du når du ønsker å bli varslet om at en arbeidsordre på en servicekontrakt skal utføres. Dette kan overstyreres på servicekontrakten. Eksempel. Om du ønsker at du skal bli varslet 10 dager før en arbeidsordre på en servicekontrakt skal utføres og servicedato er 14.desember, vil systemet varsle det 4.desember om dette.

2. Eksterne system. Se film om eksterne system

per nå er det få systemet vi viser i denne menyen, men etter hvert vil du kunne se hvilke systemer du er integrert med og administrere disse. Det vil også komme en oversikt over tilgjengelige utvidelser og hvor disse kan aktiveres/deaktiveres direkte fra Contracting Works.

3. Vedlikehold. Se film om vedlikehold

Når du velger å restarte applikasjonen i Contracting Works, tømmer vi mellomlageret (cache) i nettleseren din. Cache er en funksjon som lagrer midlertidige data om nettsteder du besøker, slik at sidene lastes raskere neste gang.

Vi kan sammenligne cachen med kjøleskapet ditt hjemme:

• Du lagrer matvarer du bruker ofte for enkel tilgang, slik at du slipper å dra til butikken hver gang.
• Men hvis matvarene i kjøleskapet blir utdatert, kan det skape problemer – for eksempel at du leter etter ost med gammelt design selv om produsenten har endret emballasjen.
• For en datamaskin kan slik foreldet informasjon føre til feil.

Når cachen slettes, "tømmer" du i praksis kjøleskapet. Neste gang du besøker en nettside, må nettleseren hente all informasjon på nytt, som om det var første gang. Dette sikrer at du får oppdatert innhold og kan løse problemer forårsaket av gammel eller feilaktig informasjon.

Hvorfor er dette nyttig?
Ved å trykke på "restart applikasjonen" gir du nettleseren en frisk start for Contracting Works, og dette kan løse potensielle feil som skyldes gammel mellomlagring.

4. Firmadetaljer - Se film om firmadetaljer

Under Firmadetaljer kan du administrere informasjon som skal vises som standard på tilbudsdokumenter, inkludert:

• Firmanavn
• Organisasjonsnummer
• Adresse
• Firmalogo

Hvordan fungerer det?

• For øyeblikket kan du kun registrere ett firmanavn og én adresse per klient.
• Hvis firmaet ditt har flere avdelinger, anbefales det å bruke adressefeltet til å inkludere avdelingsinformasjon. For eksempel:
  • Navnefelt: "Din Håndverkerbedrift AS"
  • Adressefelt: "Avdeling A, Avdeling B, Avdeling C"
  • Poststed: "Poststed A, B, C og D" for hver avdeling.

Tips:
Det er ingen faste regler for hva som kan stå i adressefeltene. Eksperimenter gjerne for å finne den løsningen som passer best for din bedrift.

5. Nummerserier - Se film om nummerserie

Under nummerserie velger du hvilke nummerserier som skal gjelde for de ulike ordretypene og prosjekt. Vi anbefaler at du ser filmen om nummerserie før du går i gang med å endre eller justere.

6. Kundeklasser - Se film om kundeklasser

I Contracting Works kan du enkelt organisere kundene dine ved å klassifisere dem i ulike kategorier, som for eksempel privatkunder og bedriftskunder. For ytterligere fleksibilitet kan du opprette og tilordne kundeklasser basert på dine egne behov.

Hva er kundeklasser?

• Kundeklasser lar deg gruppere kunder med lignende egenskaper eller organisere dem etter spesifikke kriterier, som bransje, størrelse, eller spesialavtaler.
• Du kan opprette så mange kundeklasser som nødvendig, men husk at hver kunde kun kan tilhøre én kundeklasse om gangen.

Fordeler med kundeklasser

• Bedre oversikt: Kundeklasser gjør det enklere å holde orden på kunder med spesifikke fellesegenskaper.
• Effektiv rapportering: Du kan filtrere og sortere lister og rapporter basert på kundeklasser. Dette gir deg rask tilgang til relevant informasjon og bedre innsikt i kundegruppene dine.
• Optimalisert organisering: Skreddersy kundehåndteringen ved å opprette klasser som passer til din bedrifts spesifikke behov.

Hvordan bruke kundeklasser?

1. Opprette kundeklasser:
   Gå til menyen for kundeklasser og opprett så mange klasser som du trenger.
   Eksempler:

   • ---

     Privatkunder

     1. Engangskunder

        • Privatpersoner som trenger hjelp med et enkelt oppdrag, som montering av en lampe eller reparasjon av et rør.

        • Typisk liten ordreverdi, men kan gi god fortjeneste på enkelttjenester.

     2. Gjentakende kunder

        • Privatpersoner som benytter seg av bedriftens tjenester regelmessig, som årlige kontroller av el-anlegg eller rørinspeksjon.

        • Ofte lojal kundegruppe som kan dra nytte av faste avtaler.

     3. Privatkunder med spesialavtale

        • Kunder som har fått rabattavtaler, for eksempel for å ha vært trofaste kunder over tid.

        • Brukes som et insentiv for å beholde lojaliteten.

     4. Huseiere med forsikringssaker

        • Privatpersoner som bruker håndverkertjenester gjennom forsikringsordninger, som ved vannskader eller brann.

        • Ofte et samarbeid mellom bedriften og forsikringsselskapet.

     ---

     Bedriftskunder

     1. Små bedrifter

        • Lokale butikker, restauranter eller kontorer som trenger reparasjoner, vedlikehold eller mindre installasjonsprosjekter.

        • Kan inkludere oppdrag som oppgradering av belysning eller rørarbeid i mindre lokaler.

     2. Store bedrifter

        • Kunder som regelmessig bestiller større prosjekter, som en totalrenovering av kontorlokaler eller elektriske installasjoner i nye bygg.

        • Representerer høy ordreverdi og ofte gjentakende oppdrag.

     3. Entreprenører og utbyggere

        • Samarbeidspartnere som trenger håndverkere til byggeprosjekter, som boligbygging eller næringsbygg.

        • Kan ha store kontrakter og krevende tidsfrister.

     4. Boligsameier og borettslag

        • Kunder som trenger vedlikehold, oppgraderinger eller faste serviceavtaler for felleseide bygninger.

        • Typiske oppdrag kan inkludere feilsøking i felles belysningsanlegg, oppgradering av brannalarmer eller rørleggerarbeid i fellesområder.

     5. Kommunale og offentlige institusjoner

        • Skoler, barnehager eller kommunale bygg som har behov for vedlikehold eller oppgraderinger.

        • Ofte faste avtaler med lang varighet og jevn ordrestrøm.

     ---

     Spesialkunder

     1. Forsikringsselskaper

        • Samarbeidspartnere som gir oppdrag i forbindelse med forsikringssaker, som reparasjon etter vannskader eller elektriske feil.

        • Kan generere jevnlige oppdrag via avtaler med selskapet.

     2. Utleieselskaper

        • Bedrifter som leier ut boliger eller næringsbygg og trenger håndverkere til vedlikehold eller reparasjoner.

        • Inkluderer alt fra små fiks til større renoveringsarbeid.

     3. Industri- og produksjonsbedrifter

        • Fabrikker eller produksjonsanlegg som trenger spesialiserte tjenester som vedlikehold av maskiner, elektriske systemer eller rørnettverk.

        • Krever ofte spesialkompetanse og kan ha høyere krav til sikkerhet og dokumentasjon.

     4. Arkitekt- og konsulentselskaper

        • Kunder som bruker håndverkere som underleverandører for prosjekter, for eksempel elektriske installasjoner i designprosjekter.

        • Kan gi verdifulle nettverk og langsiktige samarbeidsmuligheter.

     ---

      

2. Tilordne kundeklasser:
   Når du har opprettet en kundeklasse, kan du tilknytte den til en spesifikk kunde.

3. Aktivere kolonnen for kundeklasser:

   • Under Kundemenyen, Ordremenyen, eller i Rapporter, kan du aktivere kolonnen for kundeklasser.

   • Dette gjør det mulig å filtrere og sortere data basert på kundeklassen du ønsker å analysere.

Tips: Bruk kundeklasser strategisk for å forbedre kundeoppfølgingen og få mer målrettede analyser av kundeaktiviteten din. Dette kan gi verdifulle innsikter som hjelper deg med å tilpasse tjenester og tilbud til ulike kundegrupper.