Under ordre finner du innstillinger som definerer egenskaper og standardverdier for arbeidsordre. Her har du også tilgang til hovedbok, samt ulike registre for prosjekttyper, prosjektrapporter og andre relevante elementer. Inndelingen er som følger.

 

1. Ordreinnstillinger

2. Ordrekategorier

3. Prosjektkontoer

4. Hovedbok

5. Prosjekttype

6. Prosjektgrupper

7. Prosjektrapport

 

1. Ordreinnstillinger - se film om ordreinnstillinger. 

Materialavtale er påkrevd. Materialavtale kan kreves ved opprettelse eller endring av en ny ordre. Når denne funksjonen er aktivert, forhindres det at en ordre opprettes uten nødvendige innstillinger. Dette sikrer at alle nødvendige data er på plass for korrekt ordrebehandling.

Ordrekategori er påkrevd. Hvis denne funksjonen er aktivert, må du velge en ordrekategori før du kan lagre en ny ordre. Standard ordrekategori kan settes for klienten lengre ned på innstillingssiden.

Prosjektleder påkrevd
Ved aktivering må en prosjektleder velges før lagring av en ny ordre. Om ønskelig kan en standard prosjektleder settes for klienten i innstillingene.

Tillat endring av kostpris på materialseddel linjer: Når denne funksjonen er aktivert, kan du justere kostnaden på varen direkte på varelinjen. Dette overstyrer beregnet kostnad basert på materialavtale, snittpris på lager eller kostnad fra innkommende leverandørfaktura.

Send faktura direkte fra ERP system. Hvis denne funksjonen er aktivert, kan fakturaer sendes direkte fra ERP-systemet når du sender faktura fra Contracting Works. Dersom funksjonen er deaktivert, vil fakturaene bli lagt i 'fakturakladd' i ERP-systemet, og en manuell godkjenning og utsendelse kreves. ERP systemer er systemer som PowerOffice, Uni Micro, Contracting NXT, Visma Net, Xledger med flere.

Merk ny faktura som sluttfaktura. Når aktivert, vil sluttfaktura være valgt som standard ved utsendelse av faktura. En sluttfakturert ordre endrer automatisk status fra 'i arbeid' til 'avsluttet.'

Faktura, åpne informasjon automatisk. Når denne funksjonen er aktivert, vil ordreinformasjonen automatisk være åpnet (ekspandert) i fakturavinduet ved opprettelse av en ny faktura. Hvis funksjonen er deaktivert, vil ordreinformasjonen være minimert, og du må klikke for å utvide den manuelt.

Faktura, åpne arbeidsordre notat automatisk. Hvis denne funksjonen er aktivert, vil notatfeltet på ordren automatisk åpnes, og notatet vises i fakturavinduet ved opprettelsen av en ny faktura. Dette gjør det enkelt å se relevant informasjon uten å åpne notatfeltet manuelt.

Standard timeavtale: Her velger du hvilken timeavtale som skal være standard for din bedrift når det opprettes en ny ordre.

Materialavtalegruppe. Velg hvilken materialavtalegruppe som skal være standard når en ny ordre opprettes. Dette sikrer at riktig avtalegruppe brukes automatisk.

Standard ordrekategori. Angi hvilken ordrekategori som skal settes som standard ved opprettelse av nye ordre. Du kan også velge flere ordrekategorier som standardvalg.

Standard prosjektleder. Her kan du velge hvilken prosjektleder som automatisk skal tilordnes nye ordre. Dette kan justeres etter behov.

Standard fakturaoppsett. Velg hvilken fakturamal og oppsett du ønsker som standard ved opprettelse av nye ordre. Dette gjør faktureringsprosessen mer effektiv og tilpasset dine preferanser.

Ønsket min. dekningsgrad. Sett ønsket dekningsbidrag for klienten/firmaet. Dette benyttes i rapporter og vil også bli brukt i varslinger etter hvert.

 

Kalkuleringsmetoder for fakturareserve
Fastpris-ordre og regning/medgått.
For fastpris-ordre og ordre som faktureres etter medgått tid og materialer, kan du velge mellom ulike kalkuleringsmetoder for fakturareserve. Dette valget gjelder alle ordre, men metoden kan overstyres per ordre etter behov.

Fast DG%

Beregnet inntekt = Kostnader / (1 - valgt prosent)
Fakturareserve = Beregnet inntekt minus tidligere fakturert beløp
Eksempel:
Kostnader: 1000 NOK
DG (20%): 1000 / (1 – 0,20) = 1250 NOK
Tidligere fakturert: 750 NOK
Fakturareserve: 500 NOK

Time- og materialavtale

Beregnet inntekt = Timeinntekter + Materialinntekter
Fakturareserve = Beregnet inntekt minus tidligere fakturert beløp
Korreksjon av fakturareserve kan utføres periodevis i sammendragsrapporten.

 

2. Ordrekategorier. Se film ordrekategorier

Hva er ordrekategorier?
Ordrekategorier brukes til å organisere lignende typer ordre i samme kategori, noe som gir bedre struktur og gjør det enklere å finne spesifikke ordretyper i systemet.

Fordeler med ordrekategorier
Ved å gruppere ordrene i kategorier, blir rapporteringen langt mer oversiktlig. Du kan enkelt analysere lønnsomhet, omsetning og andre relevante måltall per kategori, noe som gir verdifull innsikt i bedriftens prestasjoner.

Fleksibel opprettelse av ordrekategorier
Du har friheten til å opprette så mange ordrekategorier som du ønsker, og du kan organisere dem i opptil 4 ulike kategorityper: Ordrekategori, Ordrekategori 1, Ordrekategori 2 og Ordrekategori 4. Denne fleksibiliteten dekker de fleste behov for kategorisering av ordrer og tilrettelegger for en struktur som passer din bedrift.

Bruk i SpeedyCraft
For de som bruker SpeedyCraft, tilsvarer ordrekategori det som i SpeedyCraft kalles ordretype. Dette kan styre hvilke skjema montøren får tilgang til og eventuelt må fylle ut på den aktuelle ordren

 

3. Prosjektkontoer. Se film prosjektkonto

Rolle og betydning
Prosjektkontoer spiller en sentral rolle i Contracting Works ved å administrere kostnads- og inntektsføring, og de danner grunnlaget for all rapportering. Ved å bruke prosjektkontoer kan du eliminere behovet for endeløse rapporter med separate linjer for hver enkelt hovedbokskonto.

Forenkling av rapporter
I stedet for å ha individuelle linjer for hver kostnadstype, kan flere hovedbokskontoer summeres til én rapporttype. For eksempel kan ulike kostnader som frakt, forbruksmateriell og materiell direkte fra leverandør samles under én post, "Materiellkostnader," i stedet for å være fordelt på flere ulike kontoer som i regnskapet. Dette gjør rapporteringen mer oversiktlig og lettere å tolke.

Fordeler

• Forenkler rapporteringsprosessen, gir bedre oversikt og struktur.
• Gjør det enklere å sammenligne prosjekter over tid, ettersom inntekter og kostnader rapporteres enhetlig.

 

4.  Hovedbok. Se film hovedbok

Hovedboken i Contracting Works
Hovedboken i Contracting Works hentes fra kontoplanen i økonomisystemet. For å sikre at inntekter og kostnader rapporteres korrekt, er det viktig å koble hovedbokskontoene til de relevante prosjektkontoene.

Betydningen av korrekt koblede kontoer
For å sikre nøyaktig rapportering, må for eksempel inngående fakturaer for materiellinnkjøp kobles til materialkostnader i prosjektkontoen. Dette forhindrer at kostnadene blir rapportert feilaktig i andre kategorier.

Anbefaling
Vi anbefaler å se vår instruksjonsvideo om hovedboken før du gjennomfører den første koblingen mellom hovedbokskontoer og prosjektkontoer: Film om hovedbok

 

5. Prosjekttype

Hva er prosjekttyper?
En prosjekttype definerer hovedkategorien for et prosjekt og gir en overordnet beskrivelse av hva slags arbeid prosjektet omfatter. Dette hjelper med å organisere prosjekter basert på deres formål og omfang.

Hvordan bruke prosjekttyper?
Du kan ha flere ulike prosjekttyper i systemet, men kun én prosjekttype kan tilordnes per prosjekt. Ved å velge riktig prosjekttype kan du enkelt filtrere og finne relevante prosjekter i systemet.

Eksempler på prosjekttyper:

• Nybygg: Prosjekter som innebærer bygging fra grunnen av, inkludert installasjon av VVS- eller elektriske systemer i nye bygg.
• Rehab: Prosjekter som omfatter rutinemessig vedlikehold og service på eksisterende installasjoner.
• Spesialprosjekt: Prosjekter som krever spesialkompetanse, som installasjon av solcelleanlegg, smarthussystemer eller andre unike installasjoner.
• Rammeavtaler: Prosjekter som inngår i en langsiktig rammeavtale med en fast kunde, som kan omfatte vedlikehold, mindre reparasjoner eller løpende arbeid.

Ved å tilordne riktig prosjekttype til hvert prosjekt, forenkles filtrering og søk etter prosjekter, noe som bidrar til bedre oversikt og organisering.

 

6. Prosjektgrupper

Hva er prosjektgrupper?
Prosjektgrupper gir deg muligheten til å organisere prosjektene dine mer detaljert. Du kan benytte to typer prosjektgrupper som kan brukes parallelt og uavhengig av hverandre.

Typer av prosjektgrupper

• Prosjektgruppe 1: En metode for å kategorisere prosjektet, for eksempel basert på prosjektets type eller sektor.
• Prosjektgruppe 2: En parallell metode for å kategorisere prosjektet, for eksempel etter fagområde eller marked.

Hvordan bruke prosjektgrupper?
Du kan opprette så mange ulike grupper som ønsket for både prosjektgruppe 1 og prosjektgruppe 2. Hvert prosjekt kan kun ha én valgt gruppe fra hver av de to prosjektgruppene, noe som gir fleksibilitet til å strukturere prosjektene etter flere kriterier.

Eksempler på prosjektgrupper:

• Prosjektgruppe 1:

  • Boligprosjekt
  • Næringsprosjekt
  • Infrastruktur

• Prosjektgruppe 2:

  • Elektro
  • VVS
  • Ventilasjon
  • Privat

Prosjektgruppe 1 og Prosjektgruppe 2 kan kombineres fritt, noe som gir deg fleksibilitet til å organisere prosjektene i henhold til dine spesifikke behov.

Ytterligere organiseringsmuligheter
I tillegg til prosjektgrupper kan du også organisere ordrene tilknyttet prosjektene ved hjelp av ordretype og ulike ordrekategorier. Dette gir deg omfattende muligheter til å tilpasse prosjekt- og ordrestrukturen etter hva som fungerer best for din virksomhet.

 

7. Prosjektrapport - Se film om prosjektrapport

Hva er Prosjektrapport?
Prosjektrapport brukes for å generere rapporter som gir innsikt i ordre og prosjekter. En av de vanligste bruksområdene er å lage dekningsrapporter, men rapporten kan også tilpasses til andre typer analyser.

---

Hvordan fungerer Prosjektrapporter?

• Prosjektrapporter er basert på:
  • Rapportkategori lønnsart for å hente antall timer og andre kvantitative data.
  • Prosjektkontoer for å hente beløpsdata som inntekter og kostnader.
• Rapportene finner du i menyen:
  • Ordre og Prosjekt > Dashboard > Rapport.

---

Opprette en prosjektrapport

1. Oppretting av rapport

1. Gå til Rapport og klikk på pluss-knappen for å opprette en ny prosjektrapport.
2. Gi rapporten et nummer og en beskrivende tekst.
3. Klikk på Lagre for å opprette rapporten.

2. Legge til detaljer i rapporten

1. Klikk på pluss-knappen for å legge til detaljer i rapporten.
2. Velg fra følgende alternativer i nedtrekksmenyen:
   • Prosjektkonto: Hent beløp fra spesifikke kontoer.
   • Tekstlinje: Legg til beskrivende tekst i rapporten.
   • Sum: Summer tall fra prosjektkontoer eller lønnsartkategorier.
   • Lønnsartkategori antall: Hent antall fra grupper av lønnsarter.

3. Eksempel på oppsett

Slik den fremstår i rapportoppsettet

 

Slik den fremstår på ordren - dashbord og rapporter.

• ---

  Hvordan rapporten i bildet over ble til.

  1. Oversikt over timer

  • Linje 1: Tekstlinje
    • Rapporttekst: "Antall".
  • Linje 2: Lønnsartkategori antall
    • Fra: 10 (Ordinære Timer).
    • Til: 43 (Innleide Overtidstimer).
    • Sum nivå: 9.
  • Linje 3: Sum
    • Rapporttekst: "Antall Timer".
    • Summerer lønnsartkategoriene fra forrige linje på nivå 9.

  ---

  2. Inntekter

  • Linje 4: Tekstlinje
    • Rapporttekst: "Inntekter".
  • Linje 5: Prosjektkonto
    • Fra: 300 (Fakturert).
    • Til: 360 (Diverse Inntekter).
  • Linje 6: Sum
    • Rapporttekst: "Sum Inntekter".
    • Sum nivå: 8 (samler alle inntekter).

  ---

  3. Kostnader

  • Linje 7: Tekstlinje
    • Rapporttekst: "Kostnader".
  • Linje 8: Prosjektkonto
    • Fra: 400 (Materialkostnader).
    • Til: 413 (Andre Materialkostnader).
  • Linje 9: Sum
    • Rapporttekst: "Sum Materialkostnader".
    • Sum nivå: 7.
  • Linje 10: Prosjektkonto
    • Fra: 420 (Fremmedytelser).
    • Til: 425 (Leie, Stillaser, Verktøy).
  • Linje 11: Sum
    • Rapporttekst: "Sum Fremmedytelser".
    • Sum nivå: 7.
  • Linje 12: Tekstlinje
    • Rapporttekst: "Lønnskostnader".
  • Linje 13–15: Prosjektkonto
    • Fra: 500 (Ordinær Lønn).
    • Til: 595 (Påslag for Sosiale Kostnader).
  • Linje 16: Sum
    • Rapporttekst: "Sum Arbeidskostnader".
    • Sum nivå: 7.
  • Linje 17: Sum
    • Rapporttekst: "Sum Kostnader".
    • Sum nivå: 8 (summerer alle kostnadskategorier).

  ---

  4. Dekningsbidrag

  • Linje 18: Sum
    • Rapporttekst: "Dekningsbidrag".
    • Sum nivå: 9 (samler inntekter og kostnader for å beregne dekningsbidraget).

  ---

  Praktiske Tips

  • Sum Nivåer:
    • Bruk lavere nivåer (f.eks. 7) for å summere individuelle kostnadskategorier, og høyere nivåer (f.eks. 8 eller 9) for å oppsummere større grupper som totale kostnader eller dekningsbidrag.
  • Tekstlinjer:
    • Legg til forklarende tekstlinjer for å gjøre rapporten leservennlig.
  • Automatisk oppdatering:
    • Nye prosjektkontoer som legges til i bruk, inkluderes automatisk i rapporten hvis de er innenfor de spesifiserte intervallene.

---

Hvordan summeringsnivåer fungerer

• Lavere nivå summeres til neste høyere nivå:
  • Nivå 1 summeres til nivå 2, nivå 2 til nivå 3 osv.
• For å unngå dobbeltsummering, bruk høyeste nivå (f.eks. nivå 9) for endelige summeringer.

---

Fordeler med prosjektrapport

• Dekningsbidrag: Få detaljert oversikt over inntekter, kostnader og overskudd på prosjektnivå.
• Fleksibilitet: Tilpass rapporten etter virksomhetens behov, inkludert spesifikke analyser av timer, kostnader og lønnsarter.
• Automatisering: Nye prosjektkontoer legges automatisk til i rapporten hvis de tas i bruk.

---

Tips for bruk

• Sørg for at alle prosjektkontoer som er i bruk blir inkludert i rapporten for å sikre nøyaktige beregninger.
• Bruk tekstlinjer til å gjøre rapporten lettere å lese og forstå.
• Ta i bruk nivåer for summering for å strukturere rapporten effektivt.

---

Konklusjon

Prosjektrapporter i Contracting Works gir verdifull innsikt i økonomien bak ordre og prosjekter. Ved å bruke funksjonene for prosjektkontoer, lønnsartkategorier og summeringsnivåer kan du lage skreddersydde rapporter som støtter beslutningstaking og økonomistyring.