Under innstillingene for faktura kan du konfigurere elementer som timeavtaler, materialavtaler, fakturalinjeregler og fakturaoppsett, noe som bidrar til en mer effektiv og automatisert fakturaprosess. Her finner du detaljerte forklaringer for hver enkelt meny:

 

1. Timeavtaler

2. Materialavtaler

3. Materialavtalegrupper

4. Faktruralinjeregler

5. Fakturaoppsett

6. Kobling produkter

 

1. Timeavtaler - se film om timeavtaler. Timeavtaler

 

Hva er timeavtaler?
I timeavtale-innstillingene bestemmer du hvilke lønnsarter som skal ha hvilke satser basert på ulike fakturakategorier. For eksempel kan timelønn være satt til 800,- for fagarbeidere og 500,- for lærlinger. Du kan også definere hvilken fakturabeskrivelse som skal knyttes til hver lønnsart ut fra tilhørende fakturakategori. Det er viktig å merke seg at under menyen for ansatte velger du hvilken fakturakategori hver ansatt skal faktureres etter.

Bruk og oppsett.

• Du kan sette en standard timeavtale for klienten din.
• Det er også mulig å tilordne en spesifikk timeavtale til et prosjekt eller en kunde.
• Den valgte timeavtalen på en ordre bestemmer hvilke priser og fakturatekster som skal gjelde.

2. Materialavtaler - se film om materialavtaler Materialvtaler

 

Materialavtaler brukes til å definere utsalgspriser for produkter i Contracting Works. Disse avtalene gir stor fleksibilitet i hvordan prisene beregnes og kan tilpasses både spesifikke prosjekter, kunder eller gjelde for hele bedriften.

 

Tilpasning av priser

I materialavtalene kan du angi hvordan priser skal beregnes basert på "produktnummer fra–til," med flere alternativer:

• En prosentsats fra kostpris
• Prisgrunnlag fra en innkjøpsavtale
• Kostpris fra varelager
• Kundepris
• Listepris

Du kan sette prosentsatsen som påslag (positive tall) eller rabatt (negative tall). For spesifikke produkter kan en fast utsalgspris også defineres. Prisene kan varieres mellom produkter, og beregningsmetodene er svært fleksible. I tillegg kan du bestemme om satsene skal vises på faktura, noe som er nyttig for å vise rabatter direkte til kunden.

---

Særskilte funksjoner

1. Kundepris fra spesifikk grossist
   Du kan hente "kundepris" fra en bestemt grossist, selv om varen er kjøpt fra en annen grossist. Dette sikrer enhetlige varetekster og priser til sluttkunden, uavhengig av innkjøpskilden.

2. Fagområder
   Materialavtaler kan knyttes til ulike fagområder, slik at samme varenummer kan ha ulike priser avhengig av fagområdet. Dette er spesielt nyttig for bedrifter som opererer med flere fagområder på samme ordre.

3. Leverandørfaktura
   Prisberegningen kan baseres på den innkommende leverandørfakturaen. Dette er ideelt for bedrifter som praktiserer "åpen bok" og ønsker å dele innkjøpskostnader transparent med kundene sine.

---

Bruk og oppsett

1. Opprettelse av materialavtaler
   Du kan opprette så mange materialavtaler som nødvendig for å dekke virksomhetens behov.

2. Materialavtalegrupper
   Materialavtalene samles i en materialavtalegruppe som velges på ordren eller prosjektet.

3. Rekkefølge og prioritering

   • På en ordre avgjør rekkefølgen av materialavtalene i gruppen hvilken utsalgspris som velges.
   • Hvis produktet ikke finnes i den første materialavtalen, søkes det i den neste avtalen i gruppen.
   • Dersom samme produkt finnes i flere avtaler i gruppen, velges prisen fra materialavtalen med høyest rangering.

4. Effektivisering av opprettelse
   For å forenkle opprettelsen av materialavtaler kan du kopiere en eksisterende avtale og gjøre nødvendige justeringer.

Materialavtaler gir deg muligheten til å skreddersy prissettingen slik at den passer virksomhetens behov og kundens forventninger på en fleksibel og effektiv måte.

 

3. Materialavtalegrupper - Se film om materialavtalegruppper Materialgrupper

Materialavtalegrupper brukes til å organisere flere materialavtaler, spesielt i virksomheter som håndterer flere fagfelt, som elektro- og rørleggerarbeid. Ved å knytte materialavtaler til grupper, kan du sikre at alle relevante avtaler automatisk gjelder for en ordre, og håndteringen blir mer effektiv.

---

Fordeler med materialavtalegrupper

1. Enklere organisering
   Materialavtalegrupper gjør det lettere å håndtere arbeidsordrer som inkluderer materiell fra ulike fagområder.

2. Fleksibel prissetting

   • Hvis du ønsker at visse produkter skal prissettes annerledes enn standard, kan du legge til en materialavtale med høyeste prioritet i gruppen.
   • Dersom produktet finnes i denne materialavtalen, brukes prisen fra den avtalen.
   • Hvis produktet ikke finnes, vil systemet søke i neste avtale i rekkefølgen.

3. Oppdatering av aktive ordre
   Ved endringer i en materialavtalegruppe kan du velge å oppdatere alle aktive ordre med de nye endringene, slik at justeringene gjelder umiddelbart.

Materialavtalegrupper sikrer en smidig og fleksibel prissetting, tilpasset ulike fagområder og spesifikke behov i prosjektene, samtidig som de forenkler vedlikehold og endringer.

 

4. Fakturalinjeregler - Viktig før du setter i gang. Se vil om fakturalinjeregler: Fakturalinjeregel

 

Fakturalinjeregler i Contracting Works

Fakturalinjeregler er essensielle for å definere hvordan ulike elementer som materiell, timer, fastpriser, akonto, gjenværende beløp, servicebiler og dokumentasjon skal vises på fakturaen. Disse reglene gir stor fleksibilitet i utformingen og tilpasningen av fakturaer, slik at de kan oppfylle både interne behov og kundespesifikke krav.

PS! Fakturalinjereglene kan brukes enkeltvis, men brukes også som grunnlag når det lages ulike fakturaoppsett.  Du kan også opprette valgfrie hurtigtaster for hver enkelt fakturaregel. Eksmepl kan du lage en hurtigtast for å legge til en sum for "dokumentasjon" eller "Diverse festemateriell" om dette ikke er definert på fakturaoppsettet/fakturamalen.

---

Bruk og eksempler

Med fakturalinjeregler kan du:

• Summere alt materiell, legge til mellomrom og liste opp arbeidskostnader etter fakturakategori.
• Legge til fastpriser, trekke fra tidligere fakturerte beløp og vise gjenværende beløp.
• Avslutte med linjer for servicebiler, dokumentasjon og forbruksmateriell, som kan beregnes som en prosentandel, fast beløp eller etter valgfri sum.

Automatisering
Hver fakturalinjeregel bestemmer også hvilken prosjektkonto beløpene summeres til, noe som forenkler rapporteringen. I tillegg kan du velge om fakturateksten på linjene skal kunne redigeres eller ikke.

---

Typer fakturalinjeregler

1. Kun Beløp

   • Hent avtalt pris: Henter fastpris fra ordren som tall som summeres på fakturaen.
   • Hent avtalt pris som tekst: Viser fastpris som tekst uten å inkludere beløpet i summeringen.
   • Hent fakturert akonto (saldo): Viser tidligere fakturert beløp som tall, koblet til prosjektkontoen "Akonto fakturert."
   • Hent fakturert akonto (saldo) som tekst: Viser tidligere fakturert beløp som tekst, uten å inkludere det i summeringen.
   • Hent fakturert (faktura): Viser tidligere totalt fakturert beløp som tall.
   • Hent fakturert (faktura som tekst): Viser tidligere fakturert beløp som tekst uten å inkludere det i summeringen.

2. % av Grunnlag

   • Grunnlag tastes: Lar deg manuelt taste inn en valgt sum som grunnlag.
   • Grunnlag ikke fakturert arbeid: Summerer alt som ikke er definert som "arbeid" og legger til en prosentandel, for eksempel 5 %.
   • Nullstilling grunnlag: Nullstiller alle summeringer over linjen for å unngå dobbeltsummering.
   • Sum grunnlag: Summerer alle tall over linjen til en ny linje.
   • Sum grunnlag med nullstilling: Kombinerer summering og nullstilling for videre beregninger.

3. Hent Materiell

   • I følge fakturabilag: Bruker materiallinjene fra fakturabilaget.
   • Sum beløp fra materialseddel: Viser total sum av materiell med status "til fakturering."
   • Detaljert fra materialsedler: Viser en linje for hvert produkt med status "til fakturering."
   • Detaljert pr. materialseddel: Viser produkter fordelt per materialseddel.

4. Timer

   • Sum pr. ansatt: Summerer total tid per ansatt.
   • Sum pr. fakturakategori: Summerer tid per fakturakategori.
   • Sum pr. fakturakategori og lønnsart: Summerer tid både per kategori og lønnsart.
   • Sum pr. sats: Summerer alle timer med samme sats.
   • Sum per lønnsart: Summerer timer per lønnsart.
   • Sum timeføring totalt: Summerer totalt antall timer.
   • Tilpasning av lønnsarter: Velg hvilke lønnsarter (f.eks. bilutgifter, diett, overtid) som skal inkluderes.

5. Sumlinjer

   • Sum 1: Summerer alle tall over linjen og lager da "Sum 1"
   • Nullstilling Sum 1: Nullstiller summeringen fra "Sum 1."
   • Sum 1 med nullstilling: Kombinerer summering og nullstilling.
   • Sum 2: Summerer linjene i "Sum 1" og "Sum 2." og lager "Sum 2"
   • Nullstilling Sum 2: Nullstiller "Sum 2."
   • Sum 2 med nullstilling: Kombinerer summering og nullstilling.

6. Tekst

   • Hent fakturatekst (dimensjon): Viser fakturateksten som er definert per dimensjon.
   • Hent ordrebeskrivelse: Viser ordrebeskrivelsen fra ordren.
   • Fakturatekst ordre: Viser fakturateksten definert på ordren.
   • Arbeidssted ordre: Viser arbeidsstedet fra ordren.
   • Hent ordrereferanse: Viser teksten fra ordrereferansefeltet.
   • Tekst fra fakturaregel: Lar deg legge til tekstlinjer, f.eks. blanke linjer eller stiplet linje.

7. Diverse Lønn

   • Tilpass etter behov for spesifikke lønnsarter eller tillegg.

5. Fakturaoppsett - se film om fakturaoppsett. Fakturaoppsett

Hva er fakturaoppsett?
Fakturaoppsett strukturerer fakturagrunnlaget basert på fakturalinjereglene. Dette forenkler faktureringen og sikrer at fakturaene inneholder all nødvendig informasjon på en forståelig måte.

Når du oppretter en faktura er det valg for bruk av fakturaoppsett. Du kan også sette hvilket fakturaoppsett som skal benyttes på et spesifikt prosjekt, serviceordre og kunde. Det er til slutt hvilket fakturaoppsett du velger når du oppretter som faktura som bestemmer.

Bruk og oppsett

• Opprett forskjellige fakturaoppsett for å møte ulike krav fra kunder eller prosjekter.
• Tilpass fakturaoppsettet slik at det inkluderer spesifikke elementer som er viktige for kunden.

 

6. Kobling produkter - se film om kobling produkter Kolbing produkt

Hva er kobling av produkter?
Kobling av produkter knytter leverandørens produktnummer til produkter i Contracting Works. Dette er nyttig i tilfeller der produktnummeret på en leverandørfaktura ikke stemmer med produktkatalogen, eller når du ønsker å tilknytte produkter fra leverandøren til spesifikke produkter i systemet.

Bruk og oppsett

• For produkter som allerede er tilgjengelige i grossistenes produktliste, er det ikke nødvendig å opprette en kobling.
• Bruk koblinger for spesialtilfeller som frakt eller andre unike produkter.